Microsoft Team (s) en Power BI maken een betere planning mogelijk

Planning in grotere organisaties is bijna altijd een teaminspanning. In deze blog behandel ik hoe nieuwe Microsoft Office-standaardtechnologieën zoals Microsoft Teams kunnen worden gebruikt in het planningsproces door teams om effectiever samen te werken en aanzienlijke procesverbeteringen te realiseren.

Planningsprocessen verlopen doorgaans als feedbackloops die de volgende fasen omvatten:

Planningsfase

Vervolgens gaat het proces in de monitoringfase op een gelijkaardige manier verder en omvat:

Bewakingsfase van het planningsproces

Bij elke stap van deze processen is uitgebreide teamsamenwerking vereist en omvat doorgaans:

  • Online communicatie en conferenties
  • Beheer van documenten
  • Taakbeheer en
  • Kennismanagement.

De tekortkomingen van oude planningssystemen

Verouderde planningssystemen dekken doorgaans enkele van de belangrijkste planningsfunctionaliteiten om informatie te verzamelen, maar bieden vaak niet veel met betrekking tot samenwerking. Sommige oplossingen bieden een rudimentaire samenwerking met eigen functies voor opmerkingen en bestandsuploads, om er maar een paar te noemen. Maar dit is doorgaans niet zo productief als het zou kunnen zijn, omdat ze niet integreren met de algemene samenwerkingsnormen van berichten- en bestandsbeheersystemen die binnen de organisatie worden gebruikt.

Het wordt erger in de analysefase. Hier begint het probleem met de uitdaging dat verouderde planningssystemen geen geavanceerde functies voor gegevensontdekking hebben om de hoofdoorzaak van problemen te analyseren. In het beste geval moet een aparte oplossing voor gegevensdetectie worden geïmplementeerd die planning en feitelijke gegevens koppelt. In het ergste geval moeten planningsgegevens naar een ander platform worden verplaatst om ze beschikbaar te maken in de data discovery-oplossing.

Even problematisch zijn het gebrek aan taakbeheer. Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat de juiste acties worden ondernomen om “problemen op te lossen” die tijdens de monitoringfase aan het licht zijn gekomen. Het gaat hierbij om het toewijzen van taken aan de juiste persoon en het efficiënt kunnen opvolgen van de voortgang. Nogmaals, dit is iets dat beter deel uitmaakt van een organisatiestandaard dan een eilandoplossing in het planningssysteem (als die daar al bestaat …).

Integreren met de standaard

Met Acterys ligt onze focus op het aanbieden van de beste functies ter ondersteuning van de FP & A / Performance Management-processen van de organisatie, terwijl we naadloos integreren met de bestaande organisatienormen voor alle genoemde aspecten. We weten dit niet alleen uit onze ervaring met het implementeren van klantprojecten, maar ook uit onze ervaring als wereldwijd opererende, op kennis gebaseerde dienstverlener. Nadat we verschillende tools hadden geprobeerd, besloten we Microsoft Teams te implementeren, omdat we vonden dat dit de beste oplossing was voor al onze samenwerking, het delen van bestanden en kennisbeheer, evenals de integratie met Power BI voor analyse- en planningsvereisten.

Microsoft Teams

Microsoft Teams is een integraal onderdeel van Office365 en biedt geïntegreerde functies voor teamsamenwerking, waaronder: chat, video, onlinevergaderingen, delen van bestanden, professioneel taakbeheer plus de mogelijkheid om extra Microsoft- en andere applicaties van derden aan de teamomgeving toe te voegen. Een daarvan is Power BI. Dit betekent dat de deelnemers in één omgeving werken waar alle kernprocesvereisten voor het plannings- en doorlopende monitoringproces samenkomen. Met Acterys houdt dat in dat u:

1. Chat-, spraak- en videoconferentie met een klik op een knop in elke fase van het planningsproces
2. Maak formulieren voor planning en gegevensverzameling rechtstreeks beschikbaar vanuit de Teams-omgeving
3. Maak taken en wijs deze toe om te reageren op inzichten in de monitoringfase
4 Maak effectief bestanden delen en kennisbeheer mogelijk

Bekijk deze video om te zien hoe dit in een levensechte situatie werkt:

Als u meer wilt weten over Team Collaboration & Planning-oplossingen met Power BI en Microsoft Teams in uw organisatie, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Available in: Engels Duits Frans Spaans Italiaans

Related Post