Acterys, Spotlight, DataDear en Futrli Compare

Met cloudgebaseerde boekhoudsystemen zoals Xero, QuickBooks en Myob is data-analyse en rapportage doorgaans beperkt, daarom zijn er verschillende add-ons zoals Spotlight, Datadear en Futrli beschikbaar om de beperkte opties in de software zelf te compenseren. Dit wordt nog dringender wanneer u de gegevens in deze systemen moet combineren met andere gegevensbronnen.

“Off The Shelf” webservices

Voor vereisten waarbij gebruikers precies zoeken naar wat de webapplicatie biedt, kunnen ze een goede keuze zijn. Vooral wanneer alleen betere rapportage en eenvoudige planning met samenvattende boekhoudgegevens de belangrijkste doelstellingen zijn en het vereiste proces overeenkomt met het proces dat wordt aangeboden in de app. Wat in die context doorgaans ontbreekt, zijn flexibiliteit en aanpassingsmogelijkheden. Omdat min of meer gesloten webservices moeilijk aan te passen zijn buiten de functionaliteit die ze standaard bieden.

.

Power-BI-Performance-Management-Architecture
Data Warehouse-Architecture based on Standard SQL Server

Acterys uitbreidbare architectuur die Power BI, Excel en andere frontends integreert

In tegenstelling tot een gesloten, standaard webapplicatie gebruikt Acterys een standaard database-aanpak waarbij alle gegevens uit het bronsysteem (Xero, QuickBooks, Myob, HubSpot etc.) in het datawarehouse worden geladen van waaruit de gegevens toegankelijk zijn met de front-end tool naar keuze: webbrowser, Excel, Power BI, Tableau, etc.

De belangrijkste voordelen van deze aanpak zijn:

Open: de standaard database-aanpak zorgt ervoor dat u met bijna elke tool toegang heeft tot de gegevens en niet overgeleverd bent aan één softwareleverancier.

Schaalbaarheid : de hoeveelheden gegevens en verwerkingskracht kunnen oneindig worden vergroot om aan uw behoeften te voldoen. Dit omvat het aantal toegevoegde bedrijven, gebruikers, datavolumes en verwerkingskracht.

Flexibiliteit: het datamodel kan naar behoefte worden aangepast en uitgebreid. Van hun eigen toewijzingen tot het toevoegen van andere gegevensbronnen als dat nodig is.

Back-up: de gebruiker heeft een volledige back-up van al zijn gegevens in de gekoppelde SaaS-dienst. Dit helpt in geval van nood wanneer het hoofdsysteem niet beschikbaar is, maar ook bij het migreren van hun systeem naar een ander platform

Hierna vergelijken we in detail hoe de volledige datawarehouse- benadering verschilt van standaard webservices in de cloudgebaseerde boekhouding op basis van analyse en planning, naast applicaties zoals QuickBooks, Xero, MYOB en andere.

Schaalbaarheid en groot aantal entiteiten

Webapplicaties zijn van nature beperkt in omvang. Zodra er meerdere bedrijven bij betrokken zijn, worden datavolumes hoger (bij Acterys hebben we klanten met 1,7 miljoen (!) Tijdschriften per maand) of data uit andere bronnen bijv. Uit CRM-systemen, marketingdata (bijv. Google Analytics ) en andere webapplicaties geïntegreerd moeten worden bereikt de webapp-aanpak zijn grenzen

Aanpassing van typisch afgesloten applicaties -zonder een API of een extern toegankelijke data-opslagbenadering- is vaak onmogelijk.

Veiligheid

Rapporterende webapplicaties bieden doorgaans geen controle over uw gegevens. Gebruikers moeten elk opslagtype en de locatie die ze aanbieden accepteren (behalve downloadopties naar Excel, die velen bieden) en hebben doorgaans geen toegang tot de gegevens, behalve via de webapplicatie zelf. Acterys daarentegen gebruikt het marktleidende Azure-cloudplatform met de mogelijkheid voor klanten om volledig “eigenaar te zijn van hun gegevens”. Ze kunnen de controle hebben over hun “eigen” huurder, kunnen precies beslissen waar de gegevens worden gehost, bijvoorbeeld in een datacenter in hun land. Gemoedsrust wordt geboden door waarschijnlijk de meest geavanceerde beveiligingsmechanismen zoals multi-factor authenticatie (MFA), IP-whitelisting (alleen gebruikers met specifiek toegestane IP-adressen hebben toegang tot gegevens), enz.

Datamodel-georiënteerde benadering

Een op een “open datamodel” georiënteerde benadering richt zich doorgaans op de uitdagingen. Hier worden gegevens uit ERP, boekhoudkundige en andere systemen geladen in een apart “datawarehouse” dat is geoptimaliseerd voor analyse. Dit wordt doorgaans gedaan in een sterschema waarbij transactietabellen (bijv. Grootboektransacties, facturen, enz.) Worden gecombineerd met gedeelde dimensies (bijv. Agenda, producten, klanten, rekeningen, enz.).

Hierdoor kunnen gebruikers de metagegevens één keer definiëren, bijvoorbeeld hoe tijdsperioden of rekeningen moeten worden georganiseerd en in kaart gebracht en de resulterende definities en hiërarchieën kunnen vervolgens met alle transactietabellen worden gebruikt. Het voordeel van deze aanpak is dat de gebruiker niet overgeleverd is aan een verkoper. Een relationele database bv. Microsoft SQL Server kan gebruikt worden met bijna elke clienttool (Excel, Power BI, Qlik, etc. etc.) en biedt ook de mogelijkheid om de data te integreren in custom apps (bv. Met PowerApps en Microsoft Flow )

Acterys - Data Model Orientated Approach

Analyse kracht

De open datamodelbenadering stelt gebruikers in staat om de analyseoplossing van hun keuze te gebruiken en niet overgeleverd te zijn aan een bepaalde leverancier. De Acterys Power BI-integratie stelt gebruikers bijvoorbeeld in staat om te profiteren van -de op dit moment krachtigste analyse-oplossing ter wereld- die deel uitmaakt van het ongeëvenaarde Microsoft-ecosysteem. Dit betekent dat u alles binnen handbereik hebt, van interactieve dashboards, zoekopdrachten in natuurlijke taal en geavanceerde machine learning. Om nog maar te zwijgen van de naadloze integratie in de Office-productiviteitsoplossing en nieuwe workflows zonder code en opties voor app-ontwikkeling, zoals Microsoft Flow en PowerApps .

Power BI custom tool tip filtering
Power BI custom tool tip filtering

Wat zijn de voordelen?

Samenvattend zijn de voordelen van een open (dwz bewerkbaar door gebruikers niet in een eigen indeling in een gesloten webapp) datamodelarchitectuur:

  • Sterk verbeterde prestaties en schaalbaarheid doordat enterprise-ready platforms (bijv. Microsoft Azure ) worden gebruikt, met optimale gegevensopslag voor analyse en simulatie
  • Ongeëvenaarde beveiliging opties
  • Geen beperkingen op het opgevraagde volume vanwege API-aanroeplimieten per dag
  • Datastructuren kunnen naar wens worden bewerkt
  • Geen beperking op het toevoegen van andere gegevensbronnen (CRM, POS, Marketing, Inventaris, etc. etc.)
  • Flexibele clientopties (bijv. Tools voor gegevensdetectie zoals Power BI, Tableau, Qlik of Excel) niet beperkt tot één webapplicatie
  • Planning & Workflows exact configureerbaar naar behoefte

Toegegeven, deze aanpak is niet voor iedereen weggelegd: gebruikers zullen kennis moeten hebben van de benodigde tools (Power BI, Excel, datamodellering) of externe expertise nodig hebben om zaken op te zetten die afwijken van de standaard of integratie van andere databronnen inhouden.

In de volgende tabel hebben we de belangrijkste spelers in mkb-analyse en planning add-on-oplossingen voor cloudgebaseerde boekhouding en hun architectuur geschetst. We zijn weliswaar niet onbevooroordeeld, mocht een van de onderstaande informatie aanvullingen nodig hebben of feitelijk onjuist zijn, laat het ons dan weten en we zullen het herzien.

Hoe Spotlight, Futrli, Fathom en Datadear zich verhouden tot Acterys

CategoryFeatureActerysDataDearFathomFutrliSpotlight
Platform
PlatformWeb
PlatformLive Excel Integration (Read Write)
PlatformMobile
PlatformData Discovery Support (Read Write)
PlatformPower BI
PlatformTableau
PlatformQlik
PlatformAny SQL Client
Reporting
ReportingReporting Options:
ReportingPower BI Sample Best Practice Financial TemplatesExcel (client only)Proprietary webProprietary webProprietary web
ReportingLive (read/write) Integration with Excel
ReportingAny client tool that can access SQL
ReportingVisualisation options200+ via Power BIExcelLimitedLimitedLimited
ReportingOption to add custom visualisations
ReportingPdf Report distribution
Planning
PlanningTop Down Bottom Up Data Entry
PlanningCopying of Scenarios
PlanningConfigurable 3 Way Financial Logic (Profit & Loss, Balance Sheet, Cash Flow)
PlanningAudit Trail
Consolidation
ConsolidationManagement Consolidation
ConsolidationInter Company Elimination
ConsolidationFX Conversion
ConsolidationMinority Interests
Modelling
ModellingCreate Own Multidimensional Models
ModellingEditing of model dimensions e.g. mappings
Calculation LanguageDax, SQL, ExcelExcel (client only)ProprietaryProprietaryProprietary
Advanced Analytics/AI
Advanced Analytics/AIFull support for major AI engines (Azure ML, Power BI AI features, Python, r)
Benchmarking
BenchmarkingIntercompany Benchmarking
BenchmarkingIndustry Benchmarking e.g. SEC, NASDAQ
(via Finviews option)
Collaboration
CollaborationCommentingFlexible filter drivenReport drivenReport driven
CollaborationIntegration with MS Teams
Workflow
WorkflowSupport for MS Flow
Backend
BackendData StorageOpenly Accessible Enterprise Scale Standard Database (Azure SQL/SQL Server)Excel (client only)ProprietaryProprietary
BackendOwn Tenant/On Premise
BackendData Centre Location Choice
BackendAPI to integrate in own applications
Data Integration
Data IntegrationOne Click Accounting System Connectors for
Data IntegrationXero
Data IntegrationQuickBooks
Data IntegrationABC Financials
Data IntegrationIntegration of other ERP (SAP, Oracle, Workday, Sage, etc.) via custom Connector
Data IntegrationPower Query Support
Data IntegrationWorks with 200+ Connectors via Power BI (Google Analytics, Salesforce, Facebook, etc. etc.)
Special Features
Special FeaturesManual Journal Automation
Security
SecurityAccessCell based read & writePer companyPer account
SecuritySupport of Security StandardsActive Directory, Windows Authentication, Microsoft AccountsProprietaryProprietaryProprietary
Pricing Starts at pricing per company per month (USD)$29 (Package of 10)
$49 (single company)
$20 (4 companies)$29$49$25

Available in: Engels Duits Frans Spaans Italiaans

Related Post