Met cloudgebaseerde boekhoudsystemen zoals Xero, QuickBooks en Myob is data-analyse en rapportage doorgaans beperkt, daarom zijn er verschillende add-ons zoals Spotlight, Datadear en Futrli beschikbaar om de beperkte opties in de software zelf te compenseren. Dit wordt nog dringender wanneer u de gegevens in deze systemen moet combineren met andere gegevensbronnen.
Voor vereisten waarbij gebruikers precies zoeken naar wat de webapplicatie biedt, kunnen ze een goede keuze zijn. Vooral wanneer alleen betere rapportage en eenvoudige planning met samenvattende boekhoudgegevens de belangrijkste doelstellingen zijn en het vereiste proces overeenkomt met het proces dat wordt aangeboden in de app. Wat in die context doorgaans ontbreekt, zijn flexibiliteit en aanpassingsmogelijkheden. Omdat min of meer gesloten webservices moeilijk aan te passen zijn buiten de functionaliteit die ze standaard bieden.
In tegenstelling tot een gesloten, standaard webapplicatie gebruikt Acterys een standaard database-aanpak waarbij alle gegevens uit het bronsysteem (Xero, QuickBooks, Myob, HubSpot etc.) in het datawarehouse worden geladen van waaruit de gegevens toegankelijk zijn met de front-end tool naar keuze: webbrowser, Excel, Power BI, Tableau, etc.
De belangrijkste voordelen van deze aanpak zijn:
Open: de standaard database-aanpak zorgt ervoor dat u met bijna elke tool toegang heeft tot de gegevens en niet overgeleverd bent aan één softwareleverancier.
Schaalbaarheid : de hoeveelheden gegevens en verwerkingskracht kunnen oneindig worden vergroot om aan uw behoeften te voldoen. Dit omvat het aantal toegevoegde bedrijven, gebruikers, datavolumes en verwerkingskracht.
Flexibiliteit: het datamodel kan naar behoefte worden aangepast en uitgebreid. Van hun eigen toewijzingen tot het toevoegen van andere gegevensbronnen als dat nodig is.
Back-up: de gebruiker heeft een volledige back-up van al zijn gegevens in de gekoppelde SaaS-dienst. Dit helpt in geval van nood wanneer het hoofdsysteem niet beschikbaar is, maar ook bij het migreren van hun systeem naar een ander platform
Hierna vergelijken we in detail hoe de volledige datawarehouse- benadering verschilt van standaard webservices in de cloudgebaseerde boekhouding op basis van analyse en planning, naast applicaties zoals QuickBooks, Xero, MYOB en andere.
Webapplicaties zijn van nature beperkt in omvang. Zodra er meerdere bedrijven bij betrokken zijn, worden datavolumes hoger (bij Acterys hebben we klanten met 1,7 miljoen (!) Tijdschriften per maand) of data uit andere bronnen bijv. Uit CRM-systemen, marketingdata (bijv. Google Analytics ) en andere webapplicaties geïntegreerd moeten worden bereikt de webapp-aanpak zijn grenzen
Aanpassing van typisch afgesloten applicaties -zonder een API of een extern toegankelijke data-opslagbenadering- is vaak onmogelijk.
Rapporterende webapplicaties bieden doorgaans geen controle over uw gegevens. Gebruikers moeten elk opslagtype en de locatie die ze aanbieden accepteren (behalve downloadopties naar Excel, die velen bieden) en hebben doorgaans geen toegang tot de gegevens, behalve via de webapplicatie zelf. Acterys daarentegen gebruikt het marktleidende Azure-cloudplatform met de mogelijkheid voor klanten om volledig “eigenaar te zijn van hun gegevens”. Ze kunnen de controle hebben over hun “eigen” huurder, kunnen precies beslissen waar de gegevens worden gehost, bijvoorbeeld in een datacenter in hun land. Gemoedsrust wordt geboden door waarschijnlijk de meest geavanceerde beveiligingsmechanismen zoals multi-factor authenticatie (MFA), IP-whitelisting (alleen gebruikers met specifiek toegestane IP-adressen hebben toegang tot gegevens), enz.
Een op een “open datamodel” georiënteerde benadering richt zich doorgaans op de uitdagingen. Hier worden gegevens uit ERP, boekhoudkundige en andere systemen geladen in een apart “datawarehouse” dat is geoptimaliseerd voor analyse. Dit wordt doorgaans gedaan in een sterschema waarbij transactietabellen (bijv. Grootboektransacties, facturen, enz.) Worden gecombineerd met gedeelde dimensies (bijv. Agenda, producten, klanten, rekeningen, enz.).
Hierdoor kunnen gebruikers de metagegevens één keer definiëren, bijvoorbeeld hoe tijdsperioden of rekeningen moeten worden georganiseerd en in kaart gebracht en de resulterende definities en hiërarchieën kunnen vervolgens met alle transactietabellen worden gebruikt. Het voordeel van deze aanpak is dat de gebruiker niet overgeleverd is aan een verkoper. Een relationele database bv. Microsoft SQL Server kan gebruikt worden met bijna elke clienttool (Excel, Power BI, Qlik, etc. etc.) en biedt ook de mogelijkheid om de data te integreren in custom apps (bv. Met PowerApps en Microsoft Flow )
De open datamodelbenadering stelt gebruikers in staat om de analyseoplossing van hun keuze te gebruiken en niet overgeleverd te zijn aan een bepaalde leverancier. De Acterys Power BI-integratie stelt gebruikers bijvoorbeeld in staat om te profiteren van -de op dit moment krachtigste analyse-oplossing ter wereld- die deel uitmaakt van het ongeëvenaarde Microsoft-ecosysteem. Dit betekent dat u alles binnen handbereik hebt, van interactieve dashboards, zoekopdrachten in natuurlijke taal en geavanceerde machine learning. Om nog maar te zwijgen van de naadloze integratie in de Office-productiviteitsoplossing en nieuwe workflows zonder code en opties voor app-ontwikkeling, zoals Microsoft Flow en PowerApps .
Samenvattend zijn de voordelen van een open (dwz bewerkbaar door gebruikers niet in een eigen indeling in een gesloten webapp) datamodelarchitectuur:
Toegegeven, deze aanpak is niet voor iedereen weggelegd: gebruikers zullen kennis moeten hebben van de benodigde tools (Power BI, Excel, datamodellering) of externe expertise nodig hebben om zaken op te zetten die afwijken van de standaard of integratie van andere databronnen inhouden.
In de volgende tabel hebben we de belangrijkste spelers in mkb-analyse en planning add-on-oplossingen voor cloudgebaseerde boekhouding en hun architectuur geschetst. We zijn weliswaar niet onbevooroordeeld, mocht een van de onderstaande informatie aanvullingen nodig hebben of feitelijk onjuist zijn, laat het ons dan weten en we zullen het herzien.
Category | Feature | Acterys | DataDear | Fathom | Futrli | Spotlight |
---|---|---|---|---|---|---|
Platform | ||||||
Platform | Web | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |
Platform | Live Excel Integration (Read Write) | ✔ | ✔ | |||
Platform | Mobile | ✔ | ||||
Platform | Data Discovery Support (Read Write) | ✔ | ||||
Platform | Power BI | ✔ | ||||
Platform | Tableau | ✔ | ||||
Platform | Qlik | ✔ | ||||
Platform | Any SQL Client | ✔ | ||||
Reporting | ||||||
Reporting | Reporting Options: | |||||
Reporting | Power BI Sample Best Practice Financial Templates | Excel (client only) | Proprietary web | Proprietary web | Proprietary web | |
Reporting | Live (read/write) Integration with Excel | |||||
Reporting | Any client tool that can access SQL | |||||
Reporting | Visualisation options | 200+ via Power BI | Excel | Limited | Limited | Limited |
Reporting | Option to add custom visualisations | ✔ | ||||
Reporting | Pdf Report distribution | ✔ | ||||
Planning | ||||||
Planning | Top Down Bottom Up Data Entry | ✔ | ||||
Planning | Copying of Scenarios | ✔ | ✔ | |||
Planning | Configurable 3 Way Financial Logic (Profit & Loss, Balance Sheet, Cash Flow) | ✔ | ✔ | ✔ | ||
Planning | Audit Trail | ✔ | ✔ | |||
Consolidation | ||||||
Consolidation | Management Consolidation | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Consolidation | Inter Company Elimination | ✔ | ✔ | |||
Consolidation | FX Conversion | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |
Consolidation | Minority Interests | ✔ | ||||
Modelling | ||||||
Modelling | Create Own Multidimensional Models | ✔ | ||||
Modelling | Editing of model dimensions e.g. mappings | ✔ | ||||
Calculation Language | Dax, SQL, Excel | Excel (client only) | Proprietary | Proprietary | Proprietary | |
Advanced Analytics/AI | ||||||
Advanced Analytics/AI | Full support for major AI engines (Azure ML, Power BI AI features, Python, r) | ✔ | ||||
Benchmarking | ||||||
Benchmarking | Intercompany Benchmarking | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Benchmarking | Industry Benchmarking e.g. SEC, NASDAQ | ✔ (via Finviews option) | ||||
Collaboration | ||||||
Collaboration | Commenting | Flexible filter driven | Report driven | Report driven | ||
Collaboration | Integration with MS Teams | ✔ | ||||
Workflow | ||||||
Workflow | Support for MS Flow | ✔ | ||||
Backend | ||||||
Backend | Data Storage | Openly Accessible Enterprise Scale Standard Database (Azure SQL/SQL Server) | Excel (client only) | Proprietary | Proprietary | |
Backend | Own Tenant/On Premise | ✔ | ||||
Backend | Data Centre Location Choice | ✔ | ||||
Backend | API to integrate in own applications | ✔ | ||||
Data Integration | ||||||
Data Integration | One Click Accounting System Connectors for | |||||
Data Integration | Xero | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |
Data Integration | QuickBooks | ✔ | ✔ | ✔ | ||
Data Integration | ABC Financials | ✔ | ||||
Data Integration | Integration of other ERP (SAP, Oracle, Workday, Sage, etc.) via custom Connector | ✔ | ||||
Data Integration | Power Query Support | ✔ | ||||
Data Integration | Works with 200+ Connectors via Power BI (Google Analytics, Salesforce, Facebook, etc. etc.) | ✔ | ||||
Special Features | ||||||
Special Features | Manual Journal Automation | ✔ | ✔ | |||
Security | ||||||
Security | Access | Cell based read & write | Per company | Per account | ||
Security | Support of Security Standards | Active Directory, Windows Authentication, Microsoft Accounts | Proprietary | Proprietary | Proprietary | |
Pricing | Starts at pricing per company per month (USD) | $29 (Package of 10) $49 (single company) | $20 (4 companies) | $29 | $49 | $25 |
Find Us On