Come implementare pianificazione, previsione e write back in Power BI

Power BI è la principale piattaforma di analisi: con il giusto approccio può essere trasformata in una piattaforma estremamente versatile e potente per la pianificazione, la previsione e il write back.

Attualmente esistono 2 tipi principali di soluzioni di pianificazione in Power BI:

  • Elementi visivi collegati a un modello centrale tramite servizio web
  • Solo visuale  
    Architetture di pianificazione di Power BI
    Architetture di pianificazione di Power BI

Approccio client-server

Questa architettura utilizza un modello di dati centrale che supporta la riscrittura multiutente simultanea. L’archiviazione è in genere, in altre tecnologie Microsoft come MS SQL o SSAS o in altre piattaforme proprietarie. L’unica soluzione end-to-end che utilizza questo approccio è https://www.acterys.com La domanda importante da porsi con questa architettura è se la soluzione fa uso di tutte le funzionalità di Power BI come il filtro in entrata / uscita delle selezioni, Power Analisi dettagliata BI, suggerimenti, ecc. O se è solo un’applicazione Web esistente che viene eseguita in modo completamente indipendente all’interno di Power BI (Iframe Web Apps).

Archiviazione personale solo visiva

Questa categoria utilizza l’archiviazione dei dati allegata all’utente specifico, poiché la condivisione dei dati può essere esportata solo in Excel o in file di testo.

Per entrambi gli approcci, si consiglia di rispondere alle seguenti domande quando si desidera implementare pianificazione, writeback e previsione con Power BI:

1. Dove e come vengono archiviati i dati di pianificazione?

La pianificazione richiede in genere una stretta integrazione con i sistemi che contengono i dati effettivi con cui si desidera confrontare il piano. Per gli scenari di pianificazione aziendale è importante esaminare la tecnologia sottostante:

  • Sono supportati scenari su larga scala (> 100 di utenti write back simultanei)?
  • La soluzione consente la risposta in tempo reale anche in casi con logiche di calcolo molto complesse?
  • La soluzione supporta la gestione dei dati in memoria, che in genere è il modo migliore per garantire le massime prestazioni in scenari aziendali con requisiti di risposta in tempo reale.

Perché è rilevante?

In genere si desidera evitare sforzi estesi per spostare i dati tra diversi archivi dati, in particolare se sono proprietari senza il supporto di strumenti ETL e front-end comunemente usati. L’approccio solo visivo, sopra menzionato, è tipicamente focalizzato sulle simulazioni di un singolo utente. Poiché i dati non sono archiviati su un server centrale, l’unico modo per condividere i risultati è esportare in cartelle di lavoro di Excel o file di testo. Un modello di dati aperto e accessibile garantirà che la visibilità dei dati non sia limitata a Power BI, ma possa utilizzare qualsiasi front-end con accesso ai dati aggiornato in un’unica versione del modello di dati della verità. Questo può variare da Excel, processori del flusso di lavoro a qualsiasi altra soluzione di reporting o analisi. La pianificazione richiede una risposta in tempo reale, anche in scenari complessi, per garantire che l’approccio tecnologico possa gestirlo.

Power BI Planning Data Integration
Power BI Planning Data Integration

2. Come puoi collegarti ai tuoi sistemi esistenti?

Strettamente correlato al punto precedente: verifica quanto sia facile collegare o integrare i dati dai sistemi che sono rilevanti nel tuo processo (tipicamente finanza / marketing) e se viene creato automaticamente un modello di Power BI best practice (in modo ottimale anche con i dati moduli di iscrizione e report).

Perché è rilevante?

I connettori collaudati per l’ERP / marketing o altri sistemi in genere aiutano a evitare sforzi eccessivi per scrivere pacchetti ETL (trasformazione e caricamento dell’estrazione) personalizzati e aggiornamenti continui. Assicurati che l’integrazione sia:

  • Testato con un numero ragionevole di clienti e con un numero elevato (> 50) di entità consolidate utilizzate nel processo di pianificazione / previsione,
  • Include processi automatizzati (non solo la gestione manuale dei file di testo) per gli aggiornamenti continui e non richiede un progetto personalizzato in cui tutto deve essere sviluppato da zero. Per sistemi più specializzati questo potrebbe essere davvero necessario, ma dovrebbero essere coperti i sistemi di contabilità comuni, in particolare nello spazio delle PMI. Tieni presente che queste integrazioni, anche per i sistemi SMB, sono piuttosto complesse e non dovrebbero essere sottovalutate.

3. Qual è il modello di dati sottostante?

Il modello di dati è il cuore della tua applicazione di pianificazione. Verificare se l’approccio di modellazione utilizzato:

  1. Si sta utilizzando un modello centrale che supporti l’uso simultaneo in primo luogo?
  2. Può essere facilmente adattato da utenti aziendali senza competenze IT specifiche?

Perché è rilevante?

Se è necessario andare oltre la semplice simulazione da parte di un singolo utente, sarà necessario un modello di dati condiviso. La scelta preferita qui è che questo modello sia Power BI con l’opzione che puoi utilizzare tutte le sue parti come le gerarchie (prodotto, clienti, ecc.). Ricreare tutto da zero in un’app di pianificazione proprietaria in genere non è ottimale. Controlla anche se il fornitore ti fornisce la logica di calcolo comunemente richiesta (ad es. Previsione a 3 vie trattata più in basso) e puoi utilizzare la logica esistente nel modello, ad es. Misure DAX?

Se la funzionalità fa parte di un’applicazione (Web) proprietaria, è in genere molto più difficile da personalizzare rispetto a soluzioni basate su standard come archivi di dati ampiamente utilizzati, supporto di standard di flusso di lavoro come MS Flow, integrazione con la produttività di Office (ad esempio Excel), ecc.

4. Come si integra con Power BI?

I diversi approcci variano notevolmente nel modo in cui integrano Power BI. Quando si esaminano le soluzioni, assicurarsi che l’approccio supporti davvero le funzionalità chiave di Power BI e non sia solo un espediente di marketing in cui un’app Web legacy viene eseguita in un iframe in Power BI o, peggio ancora, un’applicazione completamente separata con un’interfaccia utente simile a Power BI.

Filtro descrittivo personalizzato di Power BI
Filtro descrittivo personalizzato di Power BI

Perchè importa?

Assicurati che la soluzione supporti:

  • Filtro in entrata e in uscita: uno dei maggiori vantaggi di Power BI è l’interoperabilità: si fa clic su un oggetto e tutte le altre visualizzazioni sul report si adattano immediatamente a quel dettaglio o al contrario: una selezione in un filtro dei dati di Power BI filtra la schermata di immissione dei dati di pianificazione . L’esecuzione di una pagina di app Web che non interagisce realmente o utilizza le funzionalità di base di Power BI è in genere solo un compromesso.
  • Drill down di Power BI: Power BI offre agli utenti una flessibilità completa per definire percorsi di drill down esattamente come necessario, anche tra dimensioni diverse, ad esempio tempo e prodotto.
  • Supporto di suggerimenti personalizzati: la possibilità di integrare un’altra pagina del report che si adatta automaticamente al contesto dell’oggetto selezionato.

5. Chi ha il controllo?

Verificare con il proprio fornitore come mantenere la soluzione.

Perché è rilevante?

Le competenze IT specializzate sono costose e rare. In genere si desidera evitare che la soluzione richieda specialisti tecnici (ad esempio, lavorare con archivi dati proprietari) per il mantenimento di attività comuni. La manutenzione continua del modello (aggiunta, modifica di modelli / elementi, mappature e così via) dovrebbe essere eseguita preferibilmente all’interno di Power BI o all’interno di un Web facile da usare o altri ambienti creati per l’utilizzo da parte degli utenti aziendali.

Pianificazione basata su driver in Power BI
Logica di pianificazione basata su driver e pianificazione visiva in Power BI

6. Logica di pianificazione disponibile?

La pianificazione è in genere più che l’immissione e l’aggregazione di alcune ipotesi di pianificazione. Oltre ai dati di dettaglio, gli utenti richiederanno probabilmente l’opzione di inserire e simulare su livelli aggregati (“Top down”) con la possibilità di scomporre queste ipotesi in base a un metodo di allocazione desiderato (ad esempio in base ai risultati dello scorso anno, utilizzando un particolare stagionalità, ecc.). Oltre all’immissione dei dati, considerare la logica di calcolo e l’estensibilità fornite.

Perchè importa?

Avere una logica comprovata invece di sviluppare tutto da zero è fondamentale. Verificare le opzioni di immissione e allocazione dei dati disponibili. Questo va dalla previsione della domanda alla logica di pianificazione a 3 vie (la relazione tra conto economico, stato patrimoniale e flusso di cassa). Vuoi assicurarti che i processi di base a 3 vie come il calcolo delle implicazioni di maggiori entrate sul bilancio e sul flusso di cassa siano coperti.

Amministrazione diritti utente scrittura / lettura in Power BI
Amministrazione diritti utente scrittura / lettura in Power BI

7. Diritti dell’utente

Qual è la piattaforma di autenticazione, ad esempio, sono supportati standard come (Azure) Active Directory in cui è possibile utilizzare gli utenti e i gruppi di rete normali esistenti o è necessario mantenere un livello di sicurezza aggiuntivo separato nell’app di pianificazione? La pianificazione non richiede solo la definizione dei diritti di lettura (cosa posso vedere) ma anche dei diritti di scrittura (dove posso inserire i dati). La soluzione lo supporta?

Perchè importa?

Come con qualsiasi dato in questi giorni, ma in particolare nello spazio finanziario, la sicurezza è fondamentale. Perdere tempo a mantenere livelli di sicurezza aggiuntivi al di fuori degli standard aziendali non è giustificabile. Un aspetto importante è soprattutto la sicurezza che utilizza standard comprovati con ampie opzioni di governance (MFA, biometriche (riconoscimento facciale, ecc.) Utilizzate da milioni di utenti.

8. Governance

La soluzione fornisce piena trasparenza con audit trail dettagliati per ogni modifica da chi ha inserito o modificato i dati a tutte le modifiche nel modello di dati?

Perchè importa?

Uno dei motivi principali per passare da un foglio di calcolo a una soluzione di pianificazione professionale è la trasparenza: le aziende non possono permettersi modifiche involontarie e non documentate senza alcun modo per tenerne traccia. Assicurati che questi aspetti siano coperti.

9. Cloud E on-premise

Assicurati che la soluzione di pianificazione supporti la distribuzione in locale e nel cloud.

Perchè importa?

I dati di pianificazione sono sensibili quanto lo sono. Anche con la migliore governance, molte aziende non sono ancora pronte ad avere alcun aspetto del cloud coinvolto nella soluzione. Assicurati che entrambe le opzioni di distribuzione siano supportate.

10. Garanzia di qualità

Dal punto di vista della qualità è importante verificare se la soluzione è elencata nel Microsoft App Store ufficiale per Power BI: solo le app e le immagini personalizzate di Appsource elencate sono state sottoposte a un controllo di qualità completo da parte di Microsoft.

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