Con i sistemi di contabilità basati su cloud come Xero, QuickBooks e Myob l’analisi e il reporting dei dati sono in genere limitati, per questo motivo sono disponibili una varietà di componenti aggiuntivi come Spotlight, Datadear e Futrli per compensare le opzioni limitate del software stesso. Ciò diventa ancora più urgente quando è necessario combinare i dati in questi sistemi con altre fonti di dati.
Per i requisiti in cui gli utenti cercano esattamente ciò che offre l’applicazione Web, possono essere una buona scelta. In particolare, quando solo una migliore rendicontazione e una pianificazione semplice con dati contabili riepilogativi sono gli obiettivi chiave e il processo richiesto corrisponde a quello offerto nell’app. Ciò che di solito manca in quel contesto è la flessibilità e le opzioni per la personalizzazione. Poiché i servizi Web più o meno chiusi sono difficili da adattare oltre alle funzionalità che forniscono immediatamente.
Al contrario di un’applicazione web standard chiusa, Acterys utilizza un approccio di database standard in cui tutti i dati dal sistema di origine (Xero, QuickBooks, Myob, HubSpot ecc.) Vengono caricati nel data warehouse da cui è possibile accedere ai dati con il front-end strumento di scelta: browser Web, Excel, Power BI, Tableau, ecc.
I principali vantaggi di questo approccio sono:
Aperto: l’approccio al database standard garantisce che sia possibile accedere ai dati con quasi tutti gli strumenti e non essere alla mercé di un singolo fornitore di software.
Scalabilità : la quantità di dati e la potenza di elaborazione possono essere aumentate all’infinito per soddisfare le tue esigenze. Ciò include il numero di aziende aggiunte, utenti, volumi di dati e potenza di elaborazione.
Flessibilità: il modello di dati può essere adattato ed esteso secondo necessità. Dalle proprie mappature all’aggiunta di altre origini dati secondo necessità.
Backup: l’ utente dispone di un backup completo di tutti i propri dati nel servizio SaaS collegato. Questo aiuta in casi di emergenza quando il sistema principale non è disponibile ma anche durante la migrazione del sistema su un’altra piattaforma
Di seguito stiamo confrontando in dettaglio, come l’ approccio al data warehouse completo ”differisce dai servizi web standard nello spazio di analisi e pianificazione basato su cloud, insieme ad applicazioni come QuickBooks, Xero, MYOB e altri.
Le applicazioni Web sono per natura limitate quando si tratta di scalabilità. Non appena sono coinvolte più aziende, i volumi di dati aumentano (in Acterys abbiamo clienti con 1,7 milioni di riviste al mese) o dati da altre fonti, ad esempio da sistemi CRM, dati di marketing (ad esempio Google Analytics ) e altre applicazioni web deve essere integrato l’approccio web app raggiunge i suoi limiti
La personalizzazione delle applicazioni normalmente chiuse, senza un’API o un approccio di archiviazione dei dati accessibile dall’esterno, è il più delle volte impossibile.
Le applicazioni Web di report in genere non offrono il controllo sui dati. Gli utenti devono accettare qualsiasi tipo di archiviazione e posizione offrono (a parte le opzioni di download in Excel che molti offrono) e in genere non hanno accesso ai dati, a parte attraverso l’applicazione web stessa. Al contrario, Acterys utilizza la piattaforma cloud Azure leader di mercato con la possibilità per i clienti di “possedere completamente i propri dati”. Possono controllare il proprio inquilino, possono decidere esattamente dove sono ospitati i dati, ad esempio in un data center nel loro paese. La tranquillità è garantita probabilmente dai meccanismi di sicurezza più avanzati come l’autenticazione a più fattori (MFA), la white list IP (solo gli utenti con indirizzi IP specificatamente autorizzati possono accedere ai dati), ecc.
Un approccio orientato al “modello di dati aperti” in genere affronta le sfide. Qui i dati vengono caricati da ERP, contabilità e altri sistemi in un “data warehouse” separato ottimizzato per l’analisi. Questa operazione viene in genere eseguita in uno schema a stella in cui le tabelle delle transazioni (ad es. Transazioni GL, fatture, ecc.) Sono combinate con dimensioni condivise (ad es. Calendario, prodotti, clienti, conti, ecc.).
Ciò consente agli utenti di definire i metadati una sola volta, ad esempio come organizzare e mappare i periodi di tempo o gli account e le definizioni e le gerarchie risultanti possono quindi essere utilizzate con tutte le tabelle delle transazioni. Il vantaggio di questo approccio è che l’utente non è in balia di un venditore. Un database relazionale, ad esempio Microsoft SQL Server, può essere utilizzato con quasi tutti gli strumenti client (Excel, Power BI, Qlik, ecc., Ecc.) E offre anche l’opportunità di integrare i dati in app personalizzate (ad esempio con PowerApps e Microsoft Flow )
L’approccio del modello di dati aperti consente agli utenti di utilizzare la soluzione di analisi di loro scelta e di non essere alla mercé di un particolare fornitore. L’integrazione di Acterys Power BI, ad esempio, consente agli utenti di trarre vantaggio dalla soluzione di analisi al momento più potente al mondo, che fa parte dell’impareggiabile ecosistema Microsoft. Ciò significa che hai tutto, da dashboard interattive, query in linguaggio naturale, apprendimento automatico avanzato a portata di mano. Per non parlare della perfetta integrazione nella soluzione di produttività di Office e di nuovi flussi di lavoro senza codice e opzioni di sviluppo di app come Microsoft Flow e PowerApps .
Filtro descrittivo personalizzato di Power BI
In sintesi, i vantaggi di un’architettura del modello di dati aperta (ovvero modificabile dagli utenti non in un formato proprietario in un’app Web chiusa) sono:
Certo, questo approccio non è per tutti: gli utenti dovranno avere know how negli strumenti richiesti (Power BI, Excel, modellazione dati) o richiedere competenze esterne per impostare cose che si discostano dallo standard o implicano l’integrazione di altre origini dati.
Nella tabella seguente abbiamo delineato i principali attori dell’analisi delle PMI e della pianificazione di soluzioni aggiuntive per la contabilità basata su cloud e la loro architettura. Certamente non siamo imparziali, se una qualsiasi delle informazioni di seguito necessita di aggiunte o è effettivamente errata, faccelo sapere e provvederemo a rivedere.
Category | Feature | Acterys | DataDear | Fathom | Futrli | Spotlight |
---|---|---|---|---|---|---|
Platform | ||||||
Platform | Web | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |
Platform | Live Excel Integration (Read Write) | ✔ | ✔ | |||
Platform | Mobile | ✔ | ||||
Platform | Data Discovery Support (Read Write) | ✔ | ||||
Platform | Power BI | ✔ | ||||
Platform | Tableau | ✔ | ||||
Platform | Qlik | ✔ | ||||
Platform | Any SQL Client | ✔ | ||||
Reporting | ||||||
Reporting | Reporting Options: | |||||
Reporting | Power BI Sample Best Practice Financial Templates | Excel (client only) | Proprietary web | Proprietary web | Proprietary web | |
Reporting | Live (read/write) Integration with Excel | |||||
Reporting | Any client tool that can access SQL | |||||
Reporting | Visualisation options | 200+ via Power BI | Excel | Limited | Limited | Limited |
Reporting | Option to add custom visualisations | ✔ | ||||
Reporting | Pdf Report distribution | ✔ | ||||
Planning | ||||||
Planning | Top Down Bottom Up Data Entry | ✔ | ||||
Planning | Copying of Scenarios | ✔ | ✔ | |||
Planning | Configurable 3 Way Financial Logic (Profit & Loss, Balance Sheet, Cash Flow) | ✔ | ✔ | ✔ | ||
Planning | Audit Trail | ✔ | ✔ | |||
Consolidation | ||||||
Consolidation | Management Consolidation | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Consolidation | Inter Company Elimination | ✔ | ✔ | |||
Consolidation | FX Conversion | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |
Consolidation | Minority Interests | ✔ | ||||
Modelling | ||||||
Modelling | Create Own Multidimensional Models | ✔ | ||||
Modelling | Editing of model dimensions e.g. mappings | ✔ | ||||
Calculation Language | Dax, SQL, Excel | Excel (client only) | Proprietary | Proprietary | Proprietary | |
Advanced Analytics/AI | ||||||
Advanced Analytics/AI | Full support for major AI engines (Azure ML, Power BI AI features, Python, r) | ✔ | ||||
Benchmarking | ||||||
Benchmarking | Intercompany Benchmarking | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Benchmarking | Industry Benchmarking e.g. SEC, NASDAQ | ✔ (via Finviews option) | ||||
Collaboration | ||||||
Collaboration | Commenting | Flexible filter driven | Report driven | Report driven | ||
Collaboration | Integration with MS Teams | ✔ | ||||
Workflow | ||||||
Workflow | Support for MS Flow | ✔ | ||||
Backend | ||||||
Backend | Data Storage | Openly Accessible Enterprise Scale Standard Database (Azure SQL/SQL Server) | Excel (client only) | Proprietary | Proprietary | |
Backend | Own Tenant/On Premise | ✔ | ||||
Backend | Data Centre Location Choice | ✔ | ||||
Backend | API to integrate in own applications | ✔ | ||||
Data Integration | ||||||
Data Integration | One Click Accounting System Connectors for | |||||
Data Integration | Xero | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |
Data Integration | QuickBooks | ✔ | ✔ | ✔ | ||
Data Integration | ABC Financials | ✔ | ||||
Data Integration | Integration of other ERP (SAP, Oracle, Workday, Sage, etc.) via custom Connector | ✔ | ||||
Data Integration | Power Query Support | ✔ | ||||
Data Integration | Works with 200+ Connectors via Power BI (Google Analytics, Salesforce, Facebook, etc. etc.) | ✔ | ||||
Special Features | ||||||
Special Features | Manual Journal Automation | ✔ | ✔ | |||
Security | ||||||
Security | Access | Cell based read & write | Per company | Per account | ||
Security | Support of Security Standards | Active Directory, Windows Authentication, Microsoft Accounts | Proprietary | Proprietary | Proprietary | |
Pricing | Starts at pricing per company per month (USD) | $29 (Package of 10) $49 (single company) | $20 (4 companies) | $29 | $49 | $25 |
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