In questo articolo tratterò alcuni suggerimenti e trucchi utili per migliorare il reporting finanziario e la pianificazione con Excel. In più di 20 anni nel settore della BI devo ancora vedere una soluzione più versatile. Probabilmente tutti noi stiamo ancora utilizzando solo una frazione di ciò che questo strumento può fare e spesso, in particolare con tutte le funzionalità rivoluzionarie aggiunte negli ultimi anni, non è all’altezza delle sue capacità attuali. Ecco i miei 5 suggerimenti preferiti che aiutano molti dei nostri clienti a utilizzare Excel in modo più efficace per scopi di reporting finanziario:

Dati e presentazione separati

Questo è l’essenziale, sul quale ho scritto anche blog dedicato: Excel A BI toy ? . Se si utilizzano volumi maggiori di dati da altre fonti disponibili in un formato strutturato, evitare assolutamente di copiarli e incollarli direttamente in Excel. Excel non è mai stato concepito per essere un database. Creerai solo molti problemi di manutenzione e prestazioni. Questo è il 2018, ci sono fantastiche opzioni per stabilire una connessione live ai tuoi dati in Excel particolarmente supportata da Power Queryche ti consente di integrare quasi tutte le sorgenti sotto il sole in modo estremamente semplice e di trasformarle secondo le tue esigenze. Al contrario di copiare e incollare, questo approccio fornirà un collegamento dinamico alle rispettive origini dati e il foglio di calcolo si aggiornerà automaticamente riflettendo lo stato corrente dei dati. Quando si utilizza un’importazione di file flat, si aggiornerà in base all’ultima versione del file o con più file flat è possibile configurare Power Query per collegare tutti i file in una cartella di caricamento in cui i dati di ogni nuovo file verranno aggiunti automaticamente ai dati modello.

Visualizzazioni formula di Excel

Questo richiede il suggerimento prima: i report delle formule richiedono un’origine dati “OLAP” , ad esempio Power Pivot (che può essere collegata a quasi tutte le origini, ad esempio tabelle relazionali, ecc.) Quando si desidera archiviare i dati localmente nel foglio o soluzioni come SQL Server Analysis Services (tabulare o multidimensionale) nonché una varietà di opzioni di terze parti in una configurazione server client.

Le visualizzazioni delle formule possono essere avviate da zero o convertendo una tabella pivot (tieni presente che è meglio duplicare la tabella pivot in anticipo altrimenti andrà persa). Il vantaggio qui è che hai un rapporto collegato dinamicamente ai tuoi dati di origine con completa flessibilità per quanto riguarda il layout (rapporti asimmetrici, ad es. Anno precedente effettivo / anno in corso budget), nonché ottime opzioni per aggiornare le strutture dei rapporti in base alle formule:

5 suggerimenti per una migliore rendicontazione finanziaria in Excel

Tabelle pivot di Excel

Sono ancora stupito di quanti professionisti della finanza non stiano utilizzando la potenza senza pari della tabella pivot che fornisce un’enorme flessibilità per il reporting (e utilizzando Acterys allo stesso modo per la pianificazione!). I miei suggerimenti non così noti qui: usa il drill-through (doppio clic su una cella) per arrivare ai record sottostanti di una cella (purtroppo non ancora supportato con DirectQuery), usa “Quick Explore” per approfondire i dettagli di un’altra attributo dimensione e combina tabelle pivot con grafici pivot. Ecco alcuni esempi:

5 suggerimenti per una migliore rendicontazione finanziaria in Excel

Schermo diviso per lavorare con due tabelle pivot

Esplorazione rapida nella tabella pivot
Esplorazione rapida nella tabella pivot

Funzionalità Insights in Excel

Formattazione condizionale

Un grande aiuto in particolare in combinazione con la tabella pivot è la formattazione condizionale (che può anche essere configurata per essere applicata solo a tuple di misure particolari se si utilizza una sorgente OLAP come Acterys). Aiutare il tuo pubblico a comprendere i dati “a colpo d’occhio e metterli in prospettiva, ad esempio utilizzando un formato condizionale a barre, mostrerà immediatamente all’utente il significato di una cella prima che tu debba guardare consapevolmente il numero e indicare i valori anomali. Il mio consiglio qui: sii sottile, usa i colori non troppo duri per gli occhi e considera l’utilizzo del formato condizionale per indicare il tipo di cella, ad esempio in base allo scenario dei dati: usando un colore di sfondo bianco per le celle normali e un’ombreggiatura per uno scenario diverso come “budget “(Particolarmente importante quando si utilizza Acterys in cui gli utenti possono inserire dati nella tabella pivot.Questo mostrerà immediatamente loro dove devono entrare)

Suggerimenti generali per il layout di Excel

Le migliaia di fogli di calcolo dei clienti che ho visto spesso contengono intuizioni assolutamente cruciali, ma il più delle volte presentate in un modo che non significa necessariamente che qualcuno trascorra più del tempo assolutamente necessario con loro perché sono così orribilmente brutti. Troppo spesso vedo incubi sfacciati e colorati. Ecco alcuni suggerimenti:

5 suggerimenti per una migliore rendicontazione finanziaria in Excel

Con il titolo il mio suggerimento: usa una casella di testo chiara, fai clic su di essa e aggiungi un collegamento dinamico nella barra della formula, ad esempio = “Risultati finanziari” e $ C $ 6 per rendere il tuo titolo indipendente da tutte le modifiche sul foglio e aggiornare dinamicamente in base ai dettagli selezionato ad esempio in questo caso puntando alla cella che contiene l’ora e il nome dell’azienda.

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