5 conseils pour de meilleurs rapports financiers dans Excel

Dans cet article, je couvrirai quelques trucs et astuces utiles pour améliorer vos rapports financiers et votre planification avec Excel. En plus de 20 ans dans l’industrie de la BI, je n’ai toujours pas vu de solution plus polyvalente. Nous n’utilisons probablement qu’une fraction de ce que cet outil peut faire et souvent, en particulier avec toutes les fonctionnalités qui changent la donne, ajoutées ces dernières années, pas à la hauteur de ses capacités actuelles. Voici mes 5 conseils préférés qui aident beaucoup de nos clients à utiliser Excel plus efficacement à des fins de reporting financier:

Données et présentation séparées

C’est l’essentiel, sur lequel j’ai également écrit un blog dédié: Excel Un jouet BI ? . Si vous utilisez des volumes plus importants de données provenant d’autres sources disponibles dans un format structuré, évitez absolument de les copier-coller directement dans Excel. Excel n’a jamais été conçu pour être une base de données. Vous ne créerez que beaucoup de problèmes de maintenance et de performances. Nous sommes en 2018, il existe des options fantastiques pour établir une connexion en direct à vos données dans Excel, particulièrement pris en charge par Power Queryqui vous permet d’intégrer presque n’importe quelle source sous le soleil très facilement et de la transformer selon vos besoins. Contrairement au copier-coller, cette approche vous donnera un lien dynamique vers vos sources de données respectives et la feuille de calcul s’actualisera automatiquement reflétant l’état actuel des données. Lorsque vous utilisez une importation de fichier plat, il sera mis à jour en fonction de la dernière version du fichier ou avec plusieurs fichiers plats, vous pouvez configurer Power Query pour lier tous les fichiers dans un dossier de téléchargement où les données de chaque nouveau fichier seront automatiquement ajoutées à vos données modèle.

Vues de formule Excel

Celui-ci nécessite le conseil avant: les rapports de formule nécessitent une source de données «OLAP» par exemple Power Pivot (qui peut être lié à presque n’importe quelle source, par exemple des tables relationnelles, etc.) lorsque vous souhaitez stocker des données localement dans la feuille ou des solutions comme SQL Server Analysis Services (tabulaire ou multidimensionnel) ainsi que diverses options tierces dans une configuration client-serveur.

Les vues de formule peuvent être démarrées à partir de zéro ou en convertissant un tableau croisé dynamique (gardez à l’esprit qu’il est préférable de dupliquer le tableau croisé dynamique au préalable, sinon il sera perdu). L’avantage ici est que vous disposez d’un rapport lié dynamiquement à vos données sources avec une flexibilité totale en ce qui concerne la mise en page (rapports asymétriques, par exemple, année précédente réelle / budget de l’année en cours) ainsi que d’excellentes options pour mettre à jour les structures de rapport basées sur des formules:

5 conseils pour de meilleurs rapports financiers dans Excel

Tableaux croisés dynamiques Excel

Je suis toujours étonné de voir combien de professionnels de la finance n’utilisent pas la puissance inégalée du tableau croisé dynamique qui offre une flexibilité énorme pour la création de rapports (et l’utilisation d’Acterys également pour la planification!). Mes conseils pas si connus ici: utilisez l’exploration (double-cliquez sur une cellule) pour accéder aux enregistrements sous-jacents d’une cellule (malheureusement pas encore pris en charge avec DirectQuery), utilisez «Quick Explore» pour explorer les détails d’une autre attribut dimension et combinez les tableaux croisés dynamiques avec les graphiques croisés dynamiques. Voici quelques exemples:

5 conseils pour de meilleurs rapports financiers dans Excel

Écran partagé pour travailler avec deux tableaux croisés dynamiques

Exploration rapide dans le tableau croisé dynamique
Exploration rapide dans le tableau croisé dynamique

Fonction Insights dans Excel

Mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle (qui peut même être configurée pour s’appliquer uniquement à des tuples de mesure particuliers si vous utilisez une source OLAP comme Acterys) est une aide précieuse, en particulier avec le tableau croisé dynamique. Pour aider votre public à comprendre les données «en un coup d’œil et en les mettant en perspective, par exemple, l’utilisation d’un format conditionnel à barres montrera immédiatement à l’utilisateur l’importance d’une cellule avant que vous n’ayez à regarder consciemment le nombre et à signaler les valeurs aberrantes. Ma recommandation ici: soyez subtile, utilisez des couleurs pas trop difficiles pour les yeux et envisagez d’utiliser le format conditionnel pour indiquer le type de cellule par exemple par scénario de données: utiliser une couleur de fond blanc pour les cellules normales et un ombrage pour un scénario différent comme “budget »(Particulièrement important lorsque vous utilisez Acterys où les utilisateurs peuvent saisir des données dans le tableau croisé dynamique.Cela leur montrera immédiatement où ils doivent entrer)

Conseils généraux de mise en page Excel

Les milliers de feuilles de calcul clients que j’ai vues contiennent souvent des informations absolument cruciales, mais le plus souvent présentées d’une manière qui ne veut pas nécessairement que quelqu’un passe plus que le temps absolument nécessaire avec eux parce qu’ils sont si horriblement laids. Trop souvent, je vois des cauchemars de couleur impétueuse, en grille. Voici quelques conseils:

5 conseils pour de meilleurs rapports financiers dans Excel

Avec le titre mon conseil: utilisez une zone de texte clair, cliquez dessus et ajoutez un lien dynamique dans la barre de formule par exemple = “Résultats financiers” & $ C $ 6 pour rendre votre titre indépendant de tous les changements sur la feuille et mettre à jour dynamiquement selon les détails sélectionné par exemple dans ce cas en pointant sur la cellule qui contient l’heure et le nom de l’entreprise.

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