Cómo implementar la planificación, la previsión y la reescritura en Power BI

Power BI es la plataforma de análisis líder; con el enfoque correcto, se puede convertir en una plataforma extremadamente versátil y poderosa para planificación, previsión y reescritura.

Actualmente, hay 2 tipos principales de soluciones de planificación en Power BI:

  • Imágenes conectadas a un modelo central a través de un servicio web
  • Solo visual
    Arquitecturas de planificación de Power BI
    Arquitecturas de planificación de Power BI

Enfoque cliente-servidor

Esta arquitectura utiliza un modelo de datos central que admite la escritura simultánea de múltiples usuarios. Normalmente, el almacenamiento se encuentra en otras tecnologías de Microsoft como MS SQL o SSAS o en otras plataformas propietarias. La única solución de un extremo a otro que utiliza ese enfoque es https://www.acterys.com. La pregunta importante que debe hacerse con esta arquitectura es si la solución hace uso de todas las características de Power BI, como el filtrado de selecciones de entrada / salida, Power BI, información detallada sobre herramientas, etc. o si es solo una aplicación web existente que se ejecuta de forma completamente independiente dentro de Power BI (Iframe Web Apps).

Almacenamiento personal solo visual

Esta categoría utiliza el almacenamiento de datos que se adjunta al usuario específico, ya que los datos compartidos solo se pueden exportar a Excel o archivos de texto.

Para cualquiera de los dos enfoques, recomendamos abordar las siguientes preguntas cuando desee implementar la planificación, la escritura diferida y la previsión con Power BI:

1. ¿Dónde y cómo se almacenan los datos de planificación?

La planificación generalmente requiere una estrecha integración con los sistemas que contienen los datos reales con los que desea comparar el plan. Para escenarios de planificación empresarial, es relevante observar la tecnología subyacente:

  • ¿Se admiten escenarios de gran escala (> 100 usuarios simultáneos de escritura diferida)?
  • ¿La solución permite una respuesta en tiempo real incluso en casos con una lógica de cálculo muy compleja?
  • ¿La solución admite el manejo de datos en memoria, que suele ser la mejor manera de garantizar el máximo rendimiento en escenarios empresariales con requisitos de respuesta en tiempo real?

¿Por qué es relevante?

Por lo general, desea evitar grandes esfuerzos para mover datos entre diferentes almacenes de datos, especialmente si son propietarios sin soporte de herramientas ETL y interfaces de usuario de uso común. El enfoque solo visual, mencionado anteriormente, generalmente se enfoca en simulaciones por un solo usuario. Como los datos no se almacenan en un servidor central, la única forma de compartir los resultados es exportarlos a libros de trabajo de Excel o archivos de texto. Un modelo de datos abierto y accesible garantizará que la visibilidad de los datos no se limite a Power BI, sino que pueda usar cualquier interfaz con acceso a datos actualizado en una única versión del modelo de datos de verdad. Esto puede abarcar desde Excel, procesadores de flujo de trabajo hasta cualquier otra solución de informes o análisis. La planificación requiere una respuesta en tiempo real, incluso en escenarios complejos, asegúrese de que el enfoque tecnológico pueda manejar esto.

Integración de datos de planificación de Power BI
Integración de datos de planificación de Power BI

2. ¿Cómo se puede vincular a sus sistemas existentes?

Estrechamente relacionado con el punto anterior: verifique qué tan fácil es vincular o integrar datos de los sistemas que son relevantes en su proceso (generalmente finanzas / marketing) y si se crea automáticamente un modelo de Power BI de mejores prácticas (de manera óptima incluso con los datos formularios de inscripción e informes).

¿Por qué es relevante?

Los conectores probados para ERP / marketing u otros sistemas generalmente ayudan a evitar grandes esfuerzos para escribir paquetes ETL personalizados (transformación de extracción y carga) y actualizaciones continuas. Asegúrese de que la integración sea:

  • Probado con un número razonable de clientes y con un número elevado (> 50) de entidades consolidadas utilizadas en el proceso de planificación / previsión,
  • Incluye procesos automatizados (no solo manejo manual de archivos de texto) para actualizaciones continuas y no requiere un proyecto personalizado donde todo tiene que desarrollarse desde cero. Para sistemas más especializados, esto podría ser realmente necesario, pero deberían cubrirse los sistemas de contabilidad comunes, particularmente en el espacio de las PYMES. Tenga en cuenta que estas integraciones, incluso para sistemas SMB, son bastante complejas y no deben subestimarse.

3. ¿Cuál es el modelo de datos subyacente?

El modelo de datos es el corazón de su aplicación de planificación. Compruebe si el enfoque de modelado utilizado:

  1. ¿Está utilizando un modelo central que admita el uso concurrente en primer lugar?
  2. ¿Puede ser adaptado fácilmente por usuarios empresariales sin conocimientos específicos de TI?

¿Por qué es relevante?

Si necesita ir más allá de la simple simulación por un solo usuario, se requerirá un modelo de datos compartidos. La opción preferida aquí es que este modelo es Power BI con la opción de que puede usar todas sus partes como jerarquías (producto, clientes, etc.). Recrear todo desde cero en una aplicación de planificación propietaria no suele ser lo óptimo. También verifique si el proveedor le proporciona la lógica de cálculo comúnmente requerida (por ejemplo, pronóstico de 3 vías cubierto más abajo) y puede usar su lógica existente en el modelo, por ejemplo, medidas DAX

Si la funcionalidad es parte de una aplicación propietaria (web), normalmente es mucho más difícil de personalizar que las soluciones que se basan en estándares como almacenes de datos ampliamente utilizados, compatibilidad con estándares de flujo de trabajo como MS Flow, integración con la productividad de Office (por ejemplo, Excel), etc.

4. ¿Cómo se integra con Power BI?

Los diferentes enfoques varían mucho en la forma en que integran Power BI. Al buscar soluciones, asegúrese de que el enfoque realmente sea compatible con las características clave de Power BI y no sea solo un truco de marketing en el que una aplicación web heredada se ejecuta en un iframe en Power BI o, peor aún, una aplicación completamente separada con una interfaz de usuario similar a Power BI.

Filtrado de información sobre herramientas personalizado de Power BI
Filtrado de información sobre herramientas personalizado de Power BI

¿Por qué eso importa?

Asegúrese de que la solución admita:

  • Filtrado de entrada y salida: uno de los mayores beneficios de Power BI es la interoperabilidad: hace clic en un objeto e inmediatamente todas las demás visualizaciones en el informe se adaptan a ese detalle o al revés: una selección en una segmentación de Power BI filtra la pantalla de entrada de datos de planificación . Ejecutar una página de aplicación web que realmente no interactúa ni hace uso de las características principales de Power BI suele ser solo un compromiso.
  • Desglose de Power BI: Power BI ofrece una flexibilidad completa para que los usuarios definan rutas de desglose exactamente según sea necesario incluso entre diferentes dimensiones, por ejemplo, tiempo y producto.
  • Soporte de sugerencias de herramientas personalizadas: la capacidad de integrar otra página de informe que se adapta automáticamente al contexto del objeto seleccionado.

5. ¿Quién tiene el control?

Consulte con su proveedor cómo se puede mantener la solución.

¿Por qué es relevante?

Las habilidades de TI especializadas son caras y raras. Por lo general, desea evitar que la solución requiera especialistas técnicos (por ejemplo, que trabajen con almacenes de datos patentados) para mantener tareas comunes. El mantenimiento continuo del modelo (agregar, cambiar modelos / elementos, asignaciones, etc.) debe ejecutarse preferiblemente dentro de Power BI o en entornos web fáciles de usar u otros entornos creados para que los usen los usuarios comerciales.

6. ¿Lógica de planificación disponible?

La planificación suele ser algo más que ingresar y agregar algunas suposiciones de planificación. Además de los datos detallados, los usuarios probablemente requerirán la opción de ingresar y simular en niveles agregados (“De arriba hacia abajo”) con la opción de desglosar estos supuestos de acuerdo con un método de asignación deseado (por ejemplo, basado en los resultados del año pasado, usando un estacionalidad, etc.). Además de la entrada de datos, considere la lógica de cálculo y la extensibilidad proporcionadas.

¿Por qué eso importa?

Tener una lógica probada en lugar de desarrollar todo desde cero es crucial. Compruebe qué opciones de asignación y entrada de datos están disponibles. Esto va desde la previsión de la demanda hasta la lógica de planificación de 3 vías (la relación entre el estado de resultados, el balance y el flujo de caja). Desea asegurarse de que se cubran los procesos básicos de 3 vías, como calcular las implicaciones de más ingresos en el balance y el flujo de caja.

7. Derechos de usuario

¿Cuál es la plataforma de autenticación, por ejemplo, se admiten estándares como (Azure) Active Directory donde se pueden usar los usuarios y grupos de red normales existentes o hay que mantener una capa de seguridad adicional separada en la aplicación de planificación? La planificación no solo requiere la definición de derechos de lectura (qué puedo ver), sino también derechos de escritura (dónde puedo ingresar datos). ¿La solución es compatible con esto?

¿Por qué eso importa?

Al igual que con cualquier dato en estos días, pero particularmente en el espacio financiero, la seguridad es primordial. No se justifica perder el tiempo manteniendo capas de seguridad adicionales fuera de los estándares corporativos. Particularmente en torno a la seguridad, el uso de estándares probados con amplias opciones de gobernanza (MFA, biometría (reconocimiento facial, etc.) utilizado por millones de usuarios es un aspecto importante.

8. Gobernanza

¿La solución proporciona transparencia total con pistas de auditoría detalladas para cada cambio desde quién ingresó o cambió los datos hasta todos los cambios en el modelo de datos?

¿Por qué eso importa?

Una de las razones clave para pasar de una hoja de cálculo a una solución de planificación profesional es la transparencia: las empresas no pueden permitirse cambios no intencionados e indocumentados sin ninguna forma de rastrearlos. Asegúrese de que estos aspectos estén cubiertos.

9. Nube Y local

Asegúrese de que la solución de planificación sea compatible con la implementación local y en la nube.

¿Por qué eso importa?

Los datos de planificación son lo más confidenciales posible. Incluso con la mejor gobernanza, muchas empresas todavía no están preparadas para tener ningún aspecto de la nube involucrado en la solución. Asegúrese de que ambas opciones de implementación sean compatibles.

10. Garantía de calidad

Desde una perspectiva de calidad, es importante verificar si la solución está incluida en la tienda oficial de aplicaciones de Microsoft para Power BI: Appsource Solo las aplicaciones visuales y personalizadas que se enumeran allí han pasado por un extenso control de calidad por parte de Microsoft.

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