5 consejos para mejorar los informes financieros en Excel

En este artículo, cubriré algunos consejos y trucos útiles para mejorar su planificación e informes financieros con Excel. En más de 20 años en la industria de BI todavía tengo que ver una solución más versátil. Es probable que todos sigamos usando solo una fracción de lo que esta herramienta puede hacer y, a menudo, en particular con todas las características que cambian el juego agregadas en los últimos años, no está a la altura de sus capacidades actuales. Estos son mis 5 consejos favoritos que ayudan a muchos de nuestros clientes a usar Excel de manera más efectiva para propósitos de informes financieros:

Presentación y datos separados

Este es el esencial, en el que también he escrito un blog dedicado: Excel ¿Un juguete de BI ? . Si está utilizando grandes volúmenes de datos de otras fuentes disponibles en un formato estructurado, evite absolutamente copiarlos y pegarlos directamente en Excel. Excel nunca estuvo destinado a ser una base de datos. Solo creará muchos problemas de mantenimiento y rendimiento. Estamos en 2018, hay opciones fantásticas para establecer una conexión en vivo a sus datos en Excel, particularmente compatible con Power Querylo que le permite integrar casi cualquier fuente bajo el sol con mucha facilidad y transformarla según sus necesidades. A diferencia de copiar y pegar, este enfoque le dará un enlace dinámico a sus respectivas fuentes de datos y la hoja de cálculo se actualizará automáticamente reflejando el estado actual de los datos. Cuando utilice una importación de archivos planos, se actualizará en función de la última versión del archivo o con varios archivos planos. Puede configurar Power Query para vincular todos los archivos en una carpeta de carga donde los datos de cada archivo nuevo se agregarán automáticamente a sus datos. modelo.

Vistas de fórmulas de Excel

Este requiere el consejo anterior: los informes de fórmulas requieren una fuente de datos “OLAP” , por ejemplo, Power Pivot (que se puede vincular a casi cualquier fuente, por ejemplo, tablas relacionales, etc.) cuando desea almacenar datos localmente en la hoja o soluciones como SQL Servidor Analysis Services (tabular o multidimensional), así como una variedad de opciones de terceros en una configuración de servidor cliente.

Las vistas de fórmulas se pueden iniciar desde cero o convirtiendo una tabla dinámica (tenga en cuenta que es mejor duplicar la tabla dinámica de antemano, ya que de lo contrario se perderá). El beneficio aquí es que tiene un informe vinculado dinámicamente a sus datos de origen con total flexibilidad con respecto al diseño (informes asimétricos, por ejemplo, el año anterior real / el presupuesto del año actual), así como excelentes opciones para actualizar las estructuras de los informes en función de fórmulas:

5 consejos para mejorar los informes financieros en Excel

Tablas dinámicas de Excel

Todavía me sorprende la cantidad de profesionales de las finanzas que no están haciendo uso del poder incomparable de la tabla dinámica, que proporciona una enorme flexibilidad para los informes (¡y con el uso de Acterys igualmente para la planificación!). Mis consejos no tan conocidos aquí: utilice la obtención de detalles (haga doble clic en una celda) para acceder a los registros subyacentes de una celda (desafortunadamente aún no es compatible con DirectQuery), use “Exploración rápida” para profundizar en los detalles de otra atributo de dimensión y combine tablas dinámicas con gráficos dinámicos. Aquí están algunos ejemplos:

5 consejos para mejorar los informes financieros en Excel

Pantalla dividida para trabajar con dos tablas dinámicas

Exploración rápida en la tabla dinámica
Exploración rápida en la tabla dinámica

Función Insights en Excel

Formato condicional

Un gran ayudante en particular junto con la tabla dinámica es el formato condicional (que incluso puede configurarse para aplicarse solo a tuplas de medida particulares si está utilizando una fuente OLAP como Acterys). Para ayudar a su audiencia a comprender los datos “de un vistazo y poniéndolos en perspectiva, por ejemplo, el uso de un formato condicional de barras mostrará inmediatamente al usuario la importancia de una celda antes de que tenga que mirar conscientemente el número y señalar valores atípicos. Mi recomendación aquí: sea sutil, use colores que no sean demasiado duros a la vista y considere usar el formato condicional para señalar el tipo de celda, por ejemplo, por escenario de datos: use un color de fondo blanco para celdas normales y un sombreado para un escenario diferente como “presupuesto ”(Particularmente importante cuando utiliza Acterys, donde los usuarios pueden ingresar datos en la tabla dinámica.Esto les mostrará inmediatamente dónde deben ingresar)

Consejos generales de diseño de Excel

Las miles de hojas de cálculo de clientes que he visto a menudo contienen información absolutamente crucial, pero la mayoría de las veces se presentan de una manera que no necesariamente quiere que alguien pase más tiempo del absolutamente necesario con ellos porque son horriblemente feos. Con demasiada frecuencia veo pesadillas de rejilla de colores atrevidos. Aquí hay algunos consejos:

5 consejos para mejorar los informes financieros en Excel

Con el título, mi sugerencia: use un cuadro de texto claro, haga clic en él y agregue un enlace dinámico en la barra de fórmulas, por ejemplo, = “Resultados financieros” y $ C $ 6 para que su título sea independiente de todos los cambios en la hoja y actualice dinámicamente según los detalles seleccionado, por ejemplo, en este caso apuntando a la celda que contiene la hora y el nombre de la empresa.

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