Microsoft Team (s) und Power BI ermöglichen eine bessere Planung

Das Planen in größeren Organisationen ist fast immer eine Teamleistung. In diesem Blog beschreibe ich, wie neue Microsoft Office-Standardtechnologien wie Microsoft Teams im Planungsprozess von Teams verwendet werden können, um effektiver zusammenzuarbeiten und signifikante Prozessverbesserungen zu erzielen.

Planungsprozesse werden normalerweise als Rückkopplungsschleifen ausgeführt, die die folgenden Phasen umfassen:

Planung

Anschließend wird der Prozess in der Überwachungsphase auf ähnliche Weise fortgesetzt und umfasst:

Überwachungsphase des Planungsprozesses

In jedem Schritt dieser Prozesse ist eine umfassende Teamzusammenarbeit erforderlich, die in der Regel Folgendes umfasst:

  • Online-Kommunikation und Konferenzen
  • Verwaltung von Dokumenten
  • Aufgabenverwaltung und
  • Wissensmanagement.

Die Mängel von Legacy-Planungssystemen

Ältere Planungssysteme decken in der Regel einige der wichtigsten Planungsfunktionen zum Sammeln von Informationen ab, bieten jedoch in Bezug auf die Zusammenarbeit häufig nicht viel. Einige Lösungen bieten eine rudimentäre Zusammenarbeit mit eigenen Funktionen zum Kommentieren und Hochladen von Dateien, um nur einige zu nennen. Dies ist jedoch in der Regel nicht so produktiv wie es sein könnte, da sie nicht in die allgemeinen Kollaborationsstandards von Messaging- und Dateiverwaltungssystemen integriert sind, die innerhalb des Unternehmens verwendet werden.

In der Analysephase wird es schlimmer. Hier beginnt das Problem mit der Herausforderung, dass ältere Planungssysteme nicht über die neuesten Datenerkennungsfunktionen verfügen, um die Hauptursache von Problemen zu analysieren. Im besten Fall muss eine separate Datenerkennungslösung implementiert werden, die Planung und tatsächliche Daten miteinander verbindet. Im schlimmsten Fall müssen Planungsdaten auf eine andere Plattform verschoben werden, um sie in der Datenerkennungslösung verfügbar zu machen.

Ebenso problematisch sind mangelnde Aufgabenverwaltung. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass die richtigen Maßnahmen ergriffen werden, um in der Überwachungsphase aufgedeckte „Probleme“ zu beheben. Dies beinhaltet die Zuweisung von Aufgaben an die richtige Person und die effiziente Verfolgung des Fortschritts. Auch dies ist ein besserer Teil eines Organisationsstandards als eine Insellösung im Planungssystem (falls überhaupt vorhanden…).

Integration in den Standard

Bei Acterys liegt unser Fokus darauf , erstklassige Funktionen zur Unterstützung der FP & A / Performance Management-Prozesse des Unternehmens anzubieten und uns für alle genannten Aspekte nahtlos in die vorhandenen Organisationsstandards zu integrieren. Wir wissen dies nicht nur aus unserer Erfahrung mit der Implementierung von Kundenprojekten, sondern auch aus unserer Erfahrung als global operierender, wissensbasierter Dienstleister. Nachdem wir verschiedene Tools ausprobiert hatten, entschieden wir uns, Microsoft Teams zu implementieren, da wir der Meinung waren, dass dies die besten Lösungen sind, die unsere gesamte Zusammenarbeit, Dateifreigabe und Wissensverwaltung sowie die Integration mit Power BI für Analyse- und Planungsanforderungen abdecken.

Microsoft-Teams

Microsoft Teams ist ein integraler Bestandteil von Office365 und bietet integrierte Funktionen für die Teamzusammenarbeit, darunter Chat, Video, Online-Besprechungen, Dateifreigabe, professionelle Aufgabenverwaltung sowie die Option, der Teamumgebung zusätzliche Microsoft- und andere Anwendungen von Drittanbietern hinzuzufügen. Eines davon ist Power BI. Dies bedeutet, dass die Teilnehmer in einer Umgebung arbeiten, in der alle zentralen Prozessanforderungen für den Planungs- und laufenden Überwachungsprozess zusammenkommen. Mit Acterys gehört dazu:

1. Chat-, Sprach- und Videokonferenz auf Knopfdruck in jeder Phase des Planungsprozesses.
2. Bereitstellung von Planungs- und Datenerfassungsformularen direkt in der Teamumgebung.
3. Erstellen und Zuweisen von Aufgaben, um auf Erkenntnisse in der Überwachungsphase
4 zu reagieren Aktivieren Sie eine effektive Dateifreigabe und Wissensverwaltung

Um zu sehen, wie dies in einer realen Situation funktioniert, schauen Sie sich dieses Video an:

Wenn Sie mehr über Team Collaboration & Planning-Lösungen mit Power BI- und Microsoft-Teams in Ihrem Unternehmen erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an uns.

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