Acterys, Spotlight, DataDear und Futrli Compare

Bei Cloud-basierten Buchhaltungssystemen wie Xero, QuickBooks und Myob ist die Analyse und Berichterstellung von Daten in der Regel begrenzt. Aus diesem Grund stehen verschiedene Add-Ons wie Spotlight, Datadear und Futrli zur Verfügung, um die eingeschränkten Optionen in der Software selbst auszugleichen. Dies wird noch dringlicher, wenn Sie die Daten in diesen Systemen mit anderen Datenquellen kombinieren müssen.

Webdienste “von der Stange”

Für Anforderungen, bei denen Benutzer genau das suchen, was die Webanwendung bietet, können sie eine gute Wahl sein. Insbesondere wenn nur eine bessere Berichterstattung und eine einfache Planung mit zusammenfassenden Buchhaltungsdaten die Hauptziele sind und der erforderliche Prozess mit dem in der App angebotenen übereinstimmt. Was in diesem Zusammenhang normalerweise fehlt, sind Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten. Da sich mehr oder weniger geschlossene Webdienste nur schwer über die sofort einsatzbereiten Funktionen hinaus anpassen lassen.

Power-BI-Performance-Management-Architektur
Data Warehouse-Architektur basierend auf Standard SQL Server

Erweiterbare Acterys-Architektur, die Power BI, Excel und andere Frontends integriert

Im Gegensatz zu einer geschlossenen Standard-Webanwendung verwendet Acterys einen Standard-Datenbankansatz, bei dem alle Daten aus dem Quellsystem (Xero, QuickBooks, Myob, HubSpot usw.) in das Data Warehouse geladen werden, von dem aus über das Front-End auf die Daten zugegriffen werden kann Werkzeug der Wahl: Webbrowser, Excel, Power BI, Tableau usw.

Die Hauptvorteile dieses Ansatzes sind:

Offen: Der Standard-Datenbankansatz stellt sicher, dass Sie mit nahezu jedem Tool auf die Daten zugreifen können und nicht einem einzigen Softwareanbieter ausgeliefert sind.

Skalierbarkeit : Die Datenmenge und die Verarbeitungsleistung können unendlich erhöht werden, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden. Dies umfasst die Anzahl der hinzugefügten Unternehmen, Benutzer, Datenmengen und Verarbeitungsleistung.

Flexibilität: Das Datenmodell kann nach Bedarf angepasst und erweitert werden. Von ihren eigenen Zuordnungen bis zum Hinzufügen weiterer Datenquellen nach Bedarf.

Sicherung: Benutzer haben eine vollständige Sicherung aller ihrer Daten im verknüpften SaaS-Dienst. Dies hilft in Notfällen, wenn das Hauptsystem nicht verfügbar ist, aber auch bei der Migration des Systems auf eine andere Plattform

Im Folgenden wird detailliert verglichen, wie sich der vollständige Data-Warehouse- Ansatz von Standard-Webdiensten in der Cloud-basierten Analyse- und Planungsraumabrechnung neben Anwendungen wie QuickBooks, Xero, MYOB und anderen unterscheidet.

Skalierbarkeit und große Anzahl von Entitäten

Webanwendungen sind von Natur aus in Bezug auf die Skalierung begrenzt. Sobald mehrere Unternehmen beteiligt sind, steigt das Datenvolumen (bei Acterys haben wir Kunden mit 1,7 Millionen (!) Zeitschriften pro Monat) oder Daten aus anderen Quellen, z. B. aus CRM-Systemen, Marketingdaten (z. B. Google Analytics ) und anderen Webanwendungen muss integriert werden, der Web-App-Ansatz stößt an seine Grenzen

Die Anpassung von normalerweise geschlossenen Anwendungen – ohne eine API oder einen extern zugänglichen Datenspeicherungsansatz – ist häufig nicht unmöglich.

Sicherheit

Das Melden von Webanwendungen bietet normalerweise keine Kontrolle über Ihre Daten. Benutzer müssen den von ihnen angebotenen Speichertyp und Speicherort akzeptieren (abgesehen von Download-Optionen in Excel, die viele anbieten) und haben normalerweise keinen Zugriff auf die Daten, außer über die Webanwendung selbst. Im Gegensatz dazu nutzt Acterys die marktführende Azure-Cloud-Plattform mit der Option, dass Kunden ihre Daten vollständig „besitzen“ können. Sie können ihren „eigenen“ Mandanten selbst steuern und genau entscheiden, wo Daten gehostet werden, z. B. in einem Rechenzentrum in ihrem Land. Die wahrscheinlich fortschrittlichsten Sicherheitsmechanismen wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), IP-White-Listing (nur Benutzer mit speziell zulässigen IP-Adressen können auf Daten zugreifen) usw. sorgen für Sicherheit.

Datenmodellorientierter Ansatz

Ein auf ein „offenes Datenmodell“ ausgerichteter Ansatz adressiert typischerweise die Herausforderungen. Hier werden Daten aus ERP, Buchhaltung und anderen Systemen in ein separates „Data Warehouse“ geladen, das für die Analyse optimiert ist. Dies erfolgt normalerweise in einem Sternschema, in dem Transaktionstabellen (z. B. FIBU-Transaktionen, Rechnungen usw.) mit gemeinsamen Dimensionen (z. B. Kalender, Produkte, Kunden, Konten usw.) kombiniert werden.

Auf diese Weise können Benutzer die Metadaten einmal definieren, z. B. wie Zeiträume oder Konten organisiert und zugeordnet werden sollen, und die resultierenden Definitionen und Hierarchien können dann mit allen Transaktionstabellen verwendet werden. Der Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass der Benutzer nicht einem Anbieter ausgeliefert ist. Eine relationale Datenbank, z. B. Microsoft SQL Server, kann mit nahezu jedem Client-Tool (Excel, Power BI, Qlik usw. usw.) verwendet werden und bietet auch die Möglichkeit, die Daten in benutzerdefinierte Apps zu integrieren (z. B. mit PowerApps und Microsoft Flow ).

Acterys - Datenmodellorientierter Ansatz

Analyseleistung

Mit dem Open-Data-Model-Ansatz können Benutzer die Analyselösung ihrer Wahl verwenden und sind nicht einem bestimmten Anbieter ausgeliefert. Mit der Power BI-Integration von Acterys können Benutzer beispielsweise von der derzeit leistungsstärksten Analyselösung der Welt profitieren, die Teil des beispiellosen Microsoft-Ökosystems ist. Dies bedeutet, dass Sie alles von interaktiven Dashboards über Abfragen in natürlicher Sprache bis hin zu fortgeschrittenem maschinellem Lernen immer zur Hand haben. Ganz zu schweigen von der nahtlosen Integration in die Office-Produktivitätslösung und neuen No-Code-Workflows und App-Entwicklungsoptionen wie Microsoft Flow und PowerApps .

Power BI-Filterung für benutzerdefinierte QuickInfos
Power BI-Filterung für benutzerdefinierte QuickInfos

Was sind die Vorteile?

Zusammenfassend sind die Vorteile einer offenen (dh für Benutzer, die nicht in einem proprietären Format in einer geschlossenen Web-App bearbeitet werden können) Datenmodellarchitektur:

  • Deutlich verbesserte Leistung und Skalierbarkeit, wenn unternehmensfähige Plattformen (z. B. Microsoft Azure ) verwendet werden, mit optimaler Datenspeicherung für Analyse und Simulation
  • Unvergleichliche Sicherheitsoptionen
  • Keine Einschränkungen für das abgefragte Volumen aufgrund von API-Aufrufbeschränkungen pro Tag
  • Datenstrukturen können nach Bedarf bearbeitet werden
  • Keine Einschränkung beim Hinzufügen anderer Datenquellen (CRM, POS, Marketing, Inventar usw. usw.)
  • Flexible Clientoptionen (z. B. Datenerkennungstools wie Power BI, Tableau, Qlik oder Excel) sind nicht auf eine Webanwendung beschränkt
  • Planung & Workflows genau auf Anforderungen anpassbar

Zugegeben, dieser Ansatz ist nicht jedermanns Sache: Benutzer müssen über Kenntnisse in den erforderlichen Tools (Power BI, Excel, Datenmodellierung) verfügen oder externes Fachwissen benötigen, um Dinge einzurichten, die vom Standard abweichen oder die Integration anderer Datenquellen beinhalten.

In der folgenden Tabelle haben wir die Hauptakteure bei der Analyse und Planung von SMB-Add-On-Lösungen für das Cloud-basierte Rechnungswesen und deren Architektur beschrieben. Wir sind zugegebenermaßen nicht unvoreingenommen. Sollten die folgenden Informationen ergänzt werden oder sachlich falsch sein, teilen Sie uns dies bitte mit und wir werden sie überarbeiten.

Wie Spotlight, Futrli, Fathom und Datadear mit Acterys verglichen werden

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