Wie Sie Planung, Prognose und Zurückschreiben in Power BI Realiseren

Power BI ist die führende Analyseplattform – mit dem richtigen Ansatz kann es zu einer äußerst vielseitigen und leistungsstarken Umgebung für Planung, Prognose und Rückschreiben werden.

Derzeit gibt es in Power BI zwei Haupttypen von Planungsansätzen:

• Power BI Custom Visuals, die über einen Webdienst mit einem zentralen Modell verbunden sind
• Alleinstehene Power BI Custom Visuals
  

  

Client-Server-Ansatz

Diese Architektur verwendet ein zentrales Datenmodell, welches das gleichzeitige Zurückschreiben mehrerer Benutzer unterstützt. Die Speicherung erfolgt normalerweise entweder in anderen Microsoft-Technologien wie MS SQL oder SSAS oder auf anderen proprietären Plattformen. Die einzige End-to-End-Lösung, die diesen Ansatz verwendet, ist https://www.acterys.com. Die wichtige Frage bei dieser Architektur ist, ob die Lösung alle Power BI-Funktionen wie In- / Outbound-Filterung von Auswahlen und Power BI-Drilldown, Tooltipps usw. oder ob es sich nur um eine vorhandene Webanwendung handelt, die in Power BI (Iframe Web Apps) ausgeführt wird ohne mit Power BI Elementen zu interagieren.

Alleinstehendes Power BI Visual, Dezentrale Speicherung

In diesre Kategorie werden Daten im Power BI Report, benutzerspezifisch gespeichert. Austausch von Daten passiert durch den Export in Excel- oder Textdateien. Typischerweise nur dann sinnvol wenn der Hauptzweck einfache, benutzerspezifische Simulationen sind.

Für beide Ansätze empfehlen wir, die folgenden Fragen zu beantworten, wenn Sie Planung, Rückschreiben und Prognose mit Power BI implementieren möchten:

1. Wo und wie werden die Planungsdaten gespeichert?

Die Planung erfordert normalerweise eine enge Integration in die Systeme, die die tatsächlichen Daten enthalten, mit denen Sie den Plan vergleichen möchten. Für Unternehmensplanungsszenarien ist es wichtig, die zugrunde liegende Technologie zu betrachten:

• Werden große Szenarien (> 100 gleichzeitige Rückschreibbenutzer) unterstützt?
• Ermöglicht die Lösung eine Echtzeitreaktion auch in Fällen mit sehr komplexer Berechnungslogik?
• Unterstützt die Lösung die In-Memory-Verarbeitung von Daten?

Warum ist es relevant?

In der Regel ist es sinnvoll das “Verschieben von Daten” zwischen verschiedenen Datenspeichern zu minimieren, insbesondere wenn diese proprietär sind und keine Unterstützung für häufig verwendete ETL-Tools und Frontends bieten. Der oben erwähnte Ansatz der nur ein Power BI Custom Visual verwendet, kann typischerweise nur Simulationen durch einzelne Benutzer unterstützten, da die Daten nicht auf einem zentralen Server gespeichert sind, können Ergebnisse nur in Excel-Arbeitsmappen oder Textdateien exportiert werden. Ein offenes, zugängliches Datenmodell stellt sicher, dass die Zugriff der Daten nicht auf Power BI beschränkt ist, sondern mit fast jeden Front-End in Echtzeit möglich ist. Dies kann von Excel über Workflow-Prozessoren bis hin zu anderen Berichts- oder Analyselösungen reichen. Planung erfordert normalerweise Echtzeitreaktion – auch in komplexen Szenarien – das heisst dies ist eine zentral zu berücksichtigende Frage.

2. Wie können Sie eine Verknüpfung zu Ihren vorhandenen Systemen herstellen?

Eng verwandt mit dem vorherigen Punkt: Überprüfen Sie, wie einfach es ist, Daten aus anderen Systemen zu integrieren, die für die entsprechende Anforderung relevant sind  (z.B Finanzen / Marketing), und ob automatisch Best-Practice-Power-BI-Modell erstellt werden, die Planungseingabe und Berichte abgedecken.

Warum ist es relevant?

Bewährte Konnektoren zum ERP / Marketing oder zu anderen Systemen tragen in der Regel dazu bei, umfangreiche Anstrengungen zum Schreiben benutzerdefinierter ETL-Pakete (Extraction Transformation and Loading) und laufender Updates zu vermeiden. Die folgenden Fragen können hierbei helfen:

• Bewährt mit einer angemessenen Anzahl von Kunden und mit einer hohen (> 50) Anzahl von konsolidierten Einheiten, die im Planungs- / Prognoseprozess verwendet werden.
• Beinhaltet automatisierte Prozesse (nicht nur die manuelle Bearbeitung von Textdateien) für laufende Updates und erfordert kein benutzerdefiniertes Projekt, bei dem alles von Grund auf neu entwickelt werden muss. Für spezialisiertere Systeme könnte dies wirklich notwendig sein, aber gemeinsame Buchhaltungssysteme, insbesondere im SMB-Bereich, sollten abgedeckt werden. Beachten Sie, dass diese Integrationen – auch für SMB-Systeme – recht komplex sind und nicht unterschätzt werden sollten.

3. Was ist das zugrunde liegende Datenmodell?

Das Datenmodell ist das Herzstück Ihrer Planungsanwendung. Überprüfen Sie, ob der verwendete Modellierungsansatz:

1. Ein zentrales Modell verwendet, das die gleichzeitige Verwendung unterstützt?
2. Kann es von Geschäftsanwendern ohne spezielle IT-Kenntnisse problemlos angepasst werden?

Warum ist es relevant?

Wenn Anforderungen über die einfache Simulation durch einen einzelnen Benutzer hinausgehen, ist ein mehrbenutzerfähiges Datenmodell erforderlich. Im besten Fall einfach integrierbar in Power BI, mit der Option, dass Sie alle Teile davon wie Hierarchien (Produkt, Kunden usw.) verwenden können. Es ist normalerweise nicht optimal, alles in einer proprietären Planungs-App von Grund auf neu zu erstellen. Überprüfen Sie auch, ob der Anbieter Ihnen, typisch erforderliche Berechnungslogiken zur Verfügung stellt (z. B. Integrierte Planung, Finanzkennzahlen, etc.), und können Sie Ihre vorhandene Logik im Modell verwenden, z. B. DAX-Formeln?

Wenn die Funktionalität Teil einer proprietären (Web-) Anwendung ist, ist die Anpassung in der Regel viel schwieriger als bei Lösungen, die auf Standards wie weit verbreiteten Datenspeichern, Unterstützung von Workflow-Standards wie MS Flow, Integration in Office-Produktivitätslösungen (z. B. Excel) usw. basieren.

4. Wie lässt es sich in Power BI integrieren?

Die verschiedenen Ansätze unterscheiden sich stark in der Art und Weise, wie sie Power BI integrieren. Stellen Sie bei der Suche nach Lösungen sicher, dass der Ansatz die wichtigsten Power BI-Funktionen wirklich unterstützt werden und die Lösung nicht nur ein Marketing-Gimmick ist, bei dem eine ältere Webanwendung in einem Iframe in Power BI ausgeführt wird.

Warum spielt es eine Rolle?

Stellen Sie sicher, dass die Lösung folgendes unterstützt:

• Eingehende und ausgehende Filterung: Einer der größten Vorteile von Power BI ist die Interoperabilität: Sie klicken auf ein Objekt und alle anderen Visualisierungen im Bericht passen sich sofort diesem Detail an z.B: Eine Auswahl in einem Power BI-Slicer filtert Ihren Planungsdateneingabebildschirm . Das Ausführen einer Web-App-Seite, die nicht wirklich interagiert oder die wichtigsten Power BI-Funktionen nicht nutzt, ist normalerweise nur ein Kompromiss.
• Power BI-Drilldown: Power BI bietet Benutzern vollständige Flexibilität, um Drilldown-Pfade genau nach Bedarf zu definieren, selbst zwischen verschiedenen Dimensionen, z. B. Zeit und Produkt.
• Unterstützung von benutzerdefinierten Tooltipps: Die Möglichkeit, eine andere Berichtsseite zu integrieren, die sich automatisch an den Kontext des ausgewählten Objekts anpasst.

5. Wer hat die Kontrolle?

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Anbieter, wie die Lösung gewartet werden kann.

Warum ist es relevant?

In der Regel möchten Sie vermeiden, dass für die Lösung technische Spezialisten (z. B. die Arbeit mit proprietären Datenspeichern) erforderlich sind, um allgemeine Aufgaben zu verwalten. Die fortlaufende Modellwartung (Hinzufügen, Ändern von Modellen / Elementen, Zuordnungen usw.) sollte vorzugsweise in Power BI oder in benutzerfreundlichen Web- oder anderen Umgebungen ausgeführt werden, die für die Verwendung durch Geschäftsbenutzer erstellt wurden.

6. Verfügbare Planungslogik?

Planung ist in der Regel mehr als nur die Eingabe und Zusammenfassung einiger Planungsannahmen. Zusätzlich zu den Detaildaten benötigen Benutzer wahrscheinlich die Option zur Eingabe und Simulation auf aggregierten Ebenen („Top down“) mit der Option, diese Annahmen nach einer gewünschten Zuordnungsmethode (z. B. basierend auf den Ergebnissen des letzten Jahres, unter Verwendung einer bestimmten) aufzuschlüsseln Saisonalität usw.). Berücksichtigen Sie neben der Dateneingabe die bereitgestellte Berechnungslogik und Erweiterbarkeit.

Warum spielt es eine Rolle?

Eine schon bewährte Logik zur Verfügung zu haben, anstatt alles von Grund auf neu zu entwickeln, ist entscheidend. Überprüfen Sie, welche Dateneingabe- und Zuordnungsoptionen verfügbar sind. Dies reicht von der Bedarfsprognose bis zur Integrierten-Planungslogik (das Verhältnis zwischen Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Cashflow). Sie möchten sicherstellen, dass grundlegende Prozesse wie die Berechnung der Auswirkungen von mehr Umsatz auf die Bilanz und den Cashflow abgedeckt werden.

7. Benutzerrechte

Was ist die Authentifizierungsplattform, z. B. werden Standards wie (Azure) Active Directory unterstützt, bei denen die vorhandenen Netzwerkbenutzer und -gruppen verwendet werden können, oder müssen Sie eine separate zusätzliche Sicherheitsschicht in der Planungs-App verwalten? Die Planung erfordert nicht nur die Definition von Leserechten (was kann ich sehen), sondern auch Schreibrechte (wo kann ich Daten eingeben). Unterstützt die Lösung dies?

Warum spielt es eine Rolle?

Generell, aber insbesondere im Finanzbereich, ist die Sicherheit von größter Bedeutung. Redundanter Aufwand durch die Wartung zusätzlicher Sicherheitsebenen außerhalb der Unternehmensstandards ist nicht gerechtfertigt. Ein wichtiger Aspekt ist die Sicherheit unter Verwendung bewährter Standards mit umfangreichen Governance-Optionen (MFA, Bio-Metrisch (Gesichtserkennung usw.), die von Millionen von Benutzern verwendet werden).

8. Governance

Bietet die Lösung vollständige Transparenz mit detaillierten Prüfpfaden für jede Änderung von der Eingabe oder bis zu Strukturveränderungen im Datenmodell?

Warum spielt es eine Rolle?

Einer der Hauptgründe für den Übergang von einer Tabellenkalkulation zu einer professionellen Planungslösung ist die Transparenz: unbeabsichtigte, nicht dokumentierte Änderungen sind ein enormes Sicherheitsrisko. Stellen Sie sicher, dass diese Aspekte abgedeckt sind.

9. Cloud UND vor Ort

Stellen Sie sicher, dass die Planungslösung die On-Prem- und Cloud-Bereitstellung unterstützt.

Warum spielt es eine Rolle?

Planungsdaten sind äusserst sensibel. Trotz ausgezeichneten Sicherheits-features, sind viele Unternehmen immer noch nicht bereit, Cloud-Aspekte in die Lösung einzubeziehen. Stellen Sie sicher, dass beide Bereitstellungsoptionen unterstützt werden.

10. Qualitätssicherung

Unter Qualitätsgesichtspunkten ist es wichtig zu überprüfen, ob die Lösung im offiziellen Microsoft App Store für Power BI aufgeführt ist: Appsource Die dort gelisteten Power BI Custom Visuals und Apps wurden von Microsoft einer umfassenden Qualitätsprüfung unterzogen.