In diesem Artikel werde ich einige hilfreiche Tipps und Tricks zur Verbesserung Ihrer Finanzberichterstattung und -planung mit Excel behandeln. In mehr als 20 Jahren in der BI-Branche habe ich noch keine vielseitigere Lösung gefunden. Wir alle verwenden wahrscheinlich immer noch nur einen Bruchteil dessen, was dieses Tool leisten kann, und oft – insbesondere mit all den in den letzten Jahren hinzugefügten bahnbrechenden Funktionen – nicht wirklich das gesamte Potenzial. Hier sind meine 5 Lieblingstipps, die vielen unserer Kunden helfen, Excel für Zwecke der Finanzberichterstattung effektiver zu nutzen:

Separate Daten & Präsentation

Dies ist das Wesentliche, zu dem ich auch einen eigenen Blog geschrieben habe: Excel Ein BI-Spielzeug ? Wenn Sie größere Datenmengen aus anderen Quellen verwenden, die in einem strukturierten Format verfügbar sind, vermeiden Sie unbedingt das Kopieren und Einfügen direkt in Excel. Excel sollte niemals eine Datenbank sein. Es als das zu missbrauchen schafft unnötige Wartungs- und Leistungsprobleme. Dies ist das Jahr 2018. Es gibt fantastische Möglichkeiten, eine Live-Verbindung zu Ihren Daten in Excel herzustellen, die insbesondere von Power Query unterstützt werden. Damit können Sie nahezu jede Quelle ganz einfach integrieren und an Ihre Anforderungen anpassen. Im Gegensatz zum Kopieren und Einfügen erhalten Sie mit diesem Ansatz eine dynamische Verknüpfung zu Ihren jeweiligen Datenquellen, und die Tabelle wird beim Aktualisieren automatisch den aktuellen Status der Daten widerspiegeln. Wenn Sie einen Flatfile-Import verwenden, wird dieser entweder basierend auf der neuesten Version der Datei aktualisiert oder Sie können Power Query mit mehreren Flatfiles so konfigurieren, dass alle Dateien in einem Upload-Ordner verknüpft werden, in dem die Daten jeder neuen Datei automatisch zu Ihrem Datenmodell hinzugefügt werden.

Excel-Formelansichten

Dies basiert auf dem vorherigen Tipp: Formelberichte erfordern ein „OLAP“ -Datenmodell, z. B. Power Pivot (das mit nahezu jeder Quelle verknüpft werden kann, z. B. relationale Tabellen usw.) oder Lösungen wie Microsoft SQL Server oder Analysis Services  sowie eine Vielzahl von Optionen von Drittanbietern in einer Client-Server-Konfiguration.

Formelansichten können von Grund auf neu gestartet oder durch Konvertieren einer Pivot-Tabelle erstellt werden (denken Sie daran, dass Sie die Pivot-Tabelle am besten vorher zu duplizieren, da sie sonst verloren geht). Der Vorteil hierbei ist, dass Sie einen Bericht haben, der dynamisch mit Ihren Quelldaten verknüpft ist und hinsichtlich des Layouts völlig flexibel ist (asymmetrische Berichte, z. B. aktuelles Vorjahr / Budget des laufenden Jahres) sowie vielseitigen Optionen zum Aktualisieren von Berichtsstrukturen basierend auf Formeln:

5 Tipps für eine bessere Finanzberichterstattung in Excel

Excel-Pivot-Tabellen

Ich bin immer noch erstaunt, wie viele Finanzfachleute die beispiellose Leistung der Pivot-Tabelle nicht nutzen, die eine enorme Flexibilität für die Berichterstattung bietet (und mit Acterys gleichermaßen für die Planung verwendet werden kann!). Meine nicht so bekannten Tipps hier: Verwenden Sie Drillthrough (Doppelklick auf eine Zelle), um zu den zugrunde liegenden Datensätzen einer Zelle zu gelangen (die von DirectQuery leider noch nicht unterstützt werden). Verwenden Sie “Quick Explore”, um Details für eine andere Zelle zu untersuchen Bemaßungsattribut und kombinieren Sie Pivot-Tabellen mit Pivot-Diagrammen. Hier einige Beispiele:

5 Tipps für eine bessere Finanzberichterstattung in Excel

Geteilter Bildschirm für die Arbeit mit zwei Pivot-Tabellen

Schnelle Erkundung in der Pivot-Tabelle
Schnelle Erkundung in der Pivot-Tabelle

Insights-Funktion in Excel

Bedingte Formatierung

Ein großer Helfer in Verbindung mit der Pivot-Tabelle ist die bedingte Formatierung (die sogar so konfiguriert werden kann, dass sie nur für bestimmte Maßtupel gilt, wenn Sie eine OLAP-Quelle wie Acterys verwenden). Um Ihrem Publikum das Verständnis von Daten zu erleichtern, sieht der Benutzer auf einen Blick, beispielsweise mithilfe eines Balken-bedingten Formats, die Relevanz eines Wertes, bevor Sie die Zahl bewusst betrachten. Meine Empfehlung hier: Verwenden Sie Farben, die für das Auge nicht zu hart sind, und verwenden Sie das bedingte Format, um den Zelltyp hervorzuheben, z. B. nach Datenszenario: Verwenden einer weißen Hintergrundfarbe für normale Zellen und einer Schattierung für ein anderes Szenario wie „Budget“ ”(Besonders wichtig, wenn Sie Acterys verwenden, bei denen die Benutzer Daten in die Pivot-Tabelle eingeben können. Dies zeigt ihnen sofort, wo Eingaben möglich sind.

Allgemeine Tipps zum Excel-Layout

Die Tausenden von Kunden-Tabellen, die ich gesehen habe, enthalten oft absolut wichtige Erkenntnisse, werden aber meistens so präsentiert, dass man nicht mehr als die absolut notwendige Zeit damit verbringen will, weil sie so schrecklich hässlich sind. Zu oft sehe ich dreiste Albträume. Hier einige Tipps:

5 Tipps für eine bessere Finanzberichterstattung in Excel

Mit dem Titel Mein Tipp: Verwenden Sie ein Klartextfeld, klicken Sie darauf und fügen Sie einen dynamischen Link in die Formelleiste ein, z. B. “Finanzergebnisse” & $ C $ 6, um Ihren Titel unabhängig von allen Änderungen auf dem Blatt zu machen und dynamisch nach Details zu aktualisieren ausgewählt zB in diesem Fall durch Zeigen auf die Zelle, die die Uhrzeit und den Firmennamen enthält.

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